Bireysel müşteri rezervasyonları için gelen telefonlar, doğrudan rezervasyon bölümüne aktarılmakta, görüşmeyi yapacak görevlinin iletişim yeteneklerinin
çok iyi olması gerekmektedir. Telefon görüşmesi için bazı konulara hassasiyet gösterilmesi gerekmektedir:

• Telefona hemen yanıt verilmeli ve karşı taraf selamlanmalıdır.
• Telefon, gereğinden fazla meşgul edilmemelidir.
• Telefona yanıt verildiğinde işletmenin adı açık ve tam olarak söylenmelidir.
• Telefonda yumuşak ve sakin bir ses tonuyla konuşulmalı, abartılı olmayacak şekilde gülümsenmelidir.
• Telefonda öksürülmemeli ve ses tonu yükseltilmemelidir.
• Arayan kişinin arama nedeni sorulmalıdır.
• Arayan kişinin vereceği bilgileri not etmek üzere gerekli malzemeler bulundurulmalıdır.
• Konuşma, teşekkür ve iyi niyetlerle sonlandırılmalıdır.