Rapor kolay okunan anlaşılır bir dille yazılmalıdır. Günlük konuşma dilinde yer alan ifadeler
ve argodan kaçınmalı ve gayrıresmî dil kullanmamaya özen göstermelidir. Konuya
yabancı olanların bile kolay okuyup anlayabileceği bir metin olmalı; bu yüzden olabildiğince
sade bir dil ve mümkün olduğunca kısa cümleler kullanılmalıdır. Genelde kısa cümlelerle
sade bir dil kullanılması önerilmesine rağmen, akademik yazılarda sıklıkla yoğun
bilginin aktarıldığı uzun cümleler kullanılmak zorunda kalınmaktadır.
Rapor yazarken hiçbir zaman duygusal bir üslup kullanılmamalı, olabildiğince nesnel
(objektif) bir tutum sergilemelidir. Yazının akıcılığını sağlamak için bağlaçlar ve ilişki cümlecikleri
kullanmakta yarar vardır. Sadece sağlık uzmanlarının, ya da tıp mensuplarının
anlayacağı jargon kullanmaktan kaçınmalıdır; uzmanlık alanına özgü kavramlar kullanılıyorsa
açıklamaları verilmelidir. Ancak bu şekilde açıklamalar çok fazla olursa rapor amacı
dışına çıkma riski taşır. Eğer raporda okuyanın anlamada zorlanacağı uzmanlığa özgü çok
sayıda sözcük yer alıyorsa raporun sonuna bir sözlük bölümü eklemekte yarar vardır.