Kayıt Tutma

 Personel şubesinin en eski ve köklü işlevi, çalışanlarla ilgili kayıtların tutulmasıdır. Bu işlev içine kaydetme, bunu güncelleyerek devam ettirme ve birkaç amaç için gerektiğinde bu bilgileri masaya getirme işlemleri girer. Sürekli güncel halde tutulması gereken kayıtlar arasında başvuru formları, sağlık ve tıp hizmeti kullanımları, istihdam tarihçesi, kıdem çizelgeleri, çalışma saatleri ve buna bağlı hak edişler, devamsızlıklar, personel devri, çalışanların kişisel bilgileri girer. Çalışanların en başından bugüne verilerinin güncel tutulması, birçok personel yönetimi işlevi için şarttır. Ayrıca çalışanlar da kurumun bilgi sistemi içinde kendilerine ait ne gibi kayıtların bulunduğuyla yakından ilgilenir olmuştur. Personel kayıtlarında bulunan bilgiler şöyle sıralanabilir:

1. Örgütün çalışanlarına ait geçmişten bugüne geçerli bilgiler,

2. Bir çalışana ait örgütün alması gereken aksiyonlara ait bilgiler (özellikle diğer çalışanlarla o kişinin karşılaştırılması), 3. Yeni birisini işe alırken gerekecek bilgiler (özellikle aynı düzeyde diğer kişilerin aldığı ücretler),

4. Çalışanlarla ilgili daha önce alınan kararlar ve uygulamaların bilgileri,

5. Personel politikalarını yönlendiren özet bilgiler ve istatistikler,

6. Dokümantasyon zorunluluğuna ait belirli belgeler.