Veri kalitesinin iyileştirilmesi için kullanılan başlıca yöntemler; tıbbi kayıtların niteliksel ve niceliksel analizi, tıbbi kayıt komitesinin yaptığı iyileştirme çalışmaları ve akreditasyon kuruluşlarının geliştirdiği standartlardan oluşmaktadır. Niteliksek analiz, tıbbi kayıtların içeriğine yönelik olarak yapılan analizdir. Bu analizin temel amacı, hasta bakım ve tedavi hizmetinin kalitesini yükseltmektir. Niteliksel analiz aşağıdaki işlemlerden oluşur:
- Başvuru formu, fiziksel muayene, ameliyat ve patoloji raporları, bakım planları ve çıkış özetinde bulunan tanıyla ilgili gözle görülür/anlaşılır belge tutarsızlıkları gözden geçirilir.
- Bir hasta için farklı sağlık çalışanları tarafından tutulan kayıtların tutarlı olup olmadığı analiz edilmelidir.
- Hastaya uygulanan ilaç tedavileriyle, istemlerin, eczane kayıtlarının tutarlı olup olmadığı karşılaştırılmalıdır. Tıbbi kayıtların niceliksel analizi, bilgilerin doğru ve standartlara uygun olarak kaydedilip kaydedilmediğini kontrol etmek amacıyla yapılan analizdir. Genellikle hasta dosyaları arşivinin eksik dosyalar bölümünde yapılır. Niceliksel analiz aşağıdaki işlemlerden oluşur:
- Hasta tanımlayıcı numarası kağıda dayalı her bir formun ön ve arka kısmında yer aldığı ve doğru olduğu kontrol edilmelidir.
- Tüm gerekli izinler ya da onaylar; özel tıbbi girişimler, fotoğraflar, deneysel tedaviler ve otopsi de dahil olmak üzere tüm işlemler için alınan onaylar hasta veya yasal temsilcisi tarafından imzalı ya da onaylanmış olmalıdır.
- Hastanın hastaneye geldiği andaki varsa tanıları, taburcu olduğu andaki ana tanısı, ek tanıları ve uygulanan işlemler ilgili formlarda, uygun yerlerde yazılmalıdır. Bu bilgiler doktor ya da yetkili klinisyen tarafından tamamlanmış ve onaylanmış olmalıdır.
- Çıkış özeti, zamanında ve istenen formatta yazılmalı ve onaylanmalıdır.
- Hastanın öyküsü ve fiziksel muayene bulguları, onaylanmış ve uygun düzenlemelerin gerektirdiği süre içerisinde dokümante edilmelidir.
- Konsültasyon raporları, konsültasyon istendiğinde hazırlanmalı ve onaylanmalıdır.
- Doktorlar tarafından istenen bütün tanısal testler ve sonuçları içeren raporlar zamanında hazırlanmalıdır. Bu testler ve raporlar, doktor istemleri ve faturalarla karşılaştırılarak sağlık kayıtlarında yer alması sağlanmalıdır.