Toplantı büroları ve toplantı organizatörleri: Bazı ülkelerde toplantıları, kongreleri,
turları ve seminerleri teşvik etmek ve kolaylaştırmak amacı ile kurulmuş olan toplantı
büroları vardır (Örneğin, The London Visitor and Convention Bureau). Toplantı büroları
ve organizatörleri de diğer dağıtım aracıları gibi sektörde önemli bir dağıtım aracısı konumunda
olup aşağıdaki hizmetleri yürütürler:
• Bir otel için çok büyük olan toplantıların diğer otellere yayılması
• Toplantıya katılacak delegelere yardımcı olan personelin sağlanması
• Delegelere bölge hakkında bilgi verici broşürlerin dağıtımı
• Otel ve toplantı yönetimine tavsiyelerde ve yardımda bulunma
• Toplantı merkezlerinin ve toplantı olanaklarının seçimi
• Toplantı bütçelerinin hazırlanması
• Toplantı programlarının ve gündemlerinin hazırlanması
• Toplantı alanının güvenliğinin sağlanması
• Eğlence olanaklarının sağlanması
• Yiyecek-içecek hizmetlerinin planlanması
• Basılı ve görsel/işitsel materyalin üretimi ve koordinasyonu
• Katılımcıların rezervasyonu