Elektronik belge yönetimi son derece geniş ve karmaşık bir alandır. Sistemi oluşturan öğelerin başında Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) yazılımı gelmektedir. EBYS ile yapılması gereken, mümkün olduğunca çok bilginin elektronik ortamda ele geçirilmesi, kaydedilmesi ve organize edilmesidir. Bu, zaman ve mekândan bağımsız olarak, ağa bağlanmak suretiyle, fiziksel ortamdaki dosyalara bağlı kalınmadan, kâğıtsız bir ofis ortamında işlemlerin gerçekleştirilebilmesini mümkün kılmaktadır. EBYS, gerek kurum içi birimler arası yazışmalar ve gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmaların bilgisayar ortamında yapılmasını sağlar. Bu sistemden bahsedildiğinde akla ilk gelen şey donanım olmaktadır. Ancak donanım tek başına bir anlam ifade etmemektedir. Donanımı işler hale getirecek bir yazılım, bu sistemi yürütecek nitelikli personel olmadan donanım kendi başına bir hiçtir.