İnsan sağlığı ile ilgili olarak yapılan çeşitli çalışmalardan elde edilen bilgileri düzenli bir biçimde kapsamına alan belgelerin bilimsel kurallara ve ilkelere uygun olarak toplanması, yeniden düzenlenmesi, saklanması ve gereği halinde hizmete sunulması ile ilgili işlemlerin hepsine birden tıbbi belgeleme denir. 

Arşiv; kurumların, gerçek ya da tüzel kişilerin faaliyetleri sonucu oluşan belgeleri toplayan, düzenleyen, saklayan ve tekrar hizmete sunulmasını sağlayan kurumlar; belgeleri barındıran yerler (bina ve odalar) olarak tanımlanmıştır. 

Değişik arşiv çalışmalarını yürüten, yöneten ve arşivcilik alanında özel eğitim almış kişiye arşivci denir.

Sağlık kurum ve kuruluşlarına başvuran hasta, yaralı, hamile ve kontrole gelen kişilerin sağlık kurumlarında kaldıkları süre içerisinde teşhis, tedavi ve bakımları ile ilgili olarak yapılan çalışmalardan elde edilen bilgileri kapsamına alan belgelerin bilimsel kurallara uygun olarak düzenlenmesi sonucu elde edilen belge topluluğuna hasta dosyası adı verilir.

Dolayısıyla verilen tanım "hasta dosyaları arşivi" kavramına aittir.