Kuruma ve kişilere göre farklılık gösterebilmekle birlikte doküman hazırlanırken temel olarak aşağıdaki prensipleri dikkate alınmalıdır.

• Doküman eksiksiz ve okunaklı şekilde hazırlanmış olmalı.

• Hasta ile ilgili tüm tetkik, tanı ve tedavilerile ilgili içermeli.

• Dokümana girdi yapan kişinin bilgileri veilgili tarihi içermeli.

• Diğer poliklinik ve servislerin rahatlıkla anlayabileceği şekilde hazırlanmış olmalı.

• Doktor ve tedavide yardımcı olan diğer hizmet sağlayıcılar için hastanın geçmiş ve sürmekte olan tedavileri ulaşılabilir olmalı.

• Muhtemel sağlık risk faktörleri açıkça belirtilmeli.