Kuruma ve kişilere göre farklılık gösterebilmekle birlikte doküman hazırlanırken temel olarak aşağıdaki prensipleri dikkate alınmalıdır. 

• Doküman eksiksiz ve okunaklı şekilde hazırlanmış olmalı. 

• Hasta ile ilgili tüm tetkik, tanı ve tedaviler ile ilgili içermeli. 

• Dokümana girdi yapan kişinin bilgileri ve ilgili tarihi içermeli. 

• Diğer poliklinik ve servislerin rahatlıkla anlayabileceği şekilde hazırlanmış olmalı. 

• Doktor ve tedavide yardımcı olan diğer hizmet sağlayıcılar için hastanın geçmiş ve sürmekte olan tedavileri ulaşılabilir olmalı. 

• Muhtemel sağlık risk faktörleri açıkça belirtilmeli.