Sistemde doküman hazırlamada bakış açısı şu şekilde sıralanabilir. İşleyişi en kısa şekilde anlatmalı ve gerçek­ten gerekli bilgileri ihtiva etmelidir. Yani iş­leyiş ile ilgili kısımlar dokümanda yer alırken, ilgisizler dışarıda bırakılmalıdır. Doküman sayısı ne az nede çok olmalıdır. Çok sayıda dokümanın hazırlanması ve doldurulması pek mümkün değildir. Az sa­yıda doküman ise beklenen faydayı temin etmez. Bu koşulda Optimum sayıda dokü­man ile bir dokümantasyon sistemi kurul­malıdır. Doküman, ana ve alt süreçler ile faaliyet­lerin doğru biçimde uygulanmasına katkı sağlamalıdır. Lüzumsuz tekrarlar olamamalıdır.