“Bir hastanenin dokümantasyon sisteminde ne tür ve kaç tane doküman kullanılır?” sorusunun cevabı çok net değildir. Bu sorunun cevabını belirleyen farklı etmenler vardır. Bu etmenler;

• Hastanenin bağlı olduğu Kurum (kamu,vakıf, özel, üniversite vb.)

• Kurumun işleyişi,

• Kurumun büyüklüğü ve kapasitesi (yataksayısı, poliklinik ve klinik sayısı, laboratuvar çeşitliliği ve test kapasitesi,)

• Hastanedeki süreçler ve süreçlerin karmaşıklık derecesi,

• Kurumda görev yapan personel ve bunlarınbilgi, yetkinlik ve yeterlilikleri,

• Kalite sistemi uygulayıp/uygulamadığı,

• Eğer bir kalite sistemi var ise, ne tür bir sistem (Sağlık Bakanlığı hizmet kalite standartları, JCI standartları, ISO-9000 serisistandartlar Vb.) uyguladığı,

• Kurum kültürü, şeklinde sıralanabilir.