Teknolojiyi kimin denetleyeceğinin belirlenmesi.

Toplantı sırasında yararlanılacak olan grafikler, görseller, veritabanları ve diğer içerikleri anlamak ve eş zamanlı kullanılacak uygulamaları öğrenmek.

Katılımcıların hazır olduğundan emin olunmalıdır.

Uygulamaları yönlendiren kişi, veriler üzerinde çalışırken, normalden daha yavaş ve daha ayrıntılı biçimde ne yaptığını açıklamalıdır.

Konferans boyunca çalışılan ortak dosya üzerindeki değişiklikler ya da yaratılan yeni dosyalardan tüm ekip haberdar edilmelidir.