Başarılı bir sanal toplantının temeli, tüm yönetim fonksiyonlarının sanal
ortamda uyumlaştırılmasından geçmektedir. Bu fonksiyonlar; planlama, örgütleme, yöneltme, denetleme, koordinasyon ve iletişimdir.

Konvansiyon toplantısı Kurum içi toplantı türlerinden birisidir ve Konvansiyon toplantısı, genel oturum ya da ek küçük toplantılardan oluşmakta ve sunumlu ya da sunumsuz olabilmektedir. Amaçları arasında performans ve başarı raporları vermek, yeni hedefleri duyurmak ve işletme stratejisini çizmek yer almaktadır

Bilimsel Bilgi bilimsel yöntem ve akıl yürütme yoluyla varlıklar hakkında elde edilen bilgidir. Gündelik Bilgi, insanın günlük yaşamında bir-iki tecrübeden genellemelere ulaşması şeklinde ortaya çıkan bilgidir. Teknik Bilgi, insanın günlük yaşamını kolaylaştırmak amacıyla araç gereç yapımı ile ilgili bilgidir. Açık Bilgi, Sözcüklere dökülebilen, formüllerle, şekillerle veya rakamlarla ifade edilebilen, nesnel -belirli bir kişiye özgü olamayan ve sahibinden bağımsız- bilgi türüdür.

Sonuç bir toplantının bileşenleri olamaz.

Toplantıların genel amaçları sorunları çözmek, çatışmaları sona erdirmek, motive etmek, problem çözmek, karar almak ve bilgilendirmek olarak açıklanabilir. Bu nedenle Rekabet ortamı yaratmak toplantıların genel amaçları arasında yer almaz

Toplantı türüne göre optimal toplantı katılımcı sayısı değişkenlik göstermektedir. Problem çözme toplantılarında  beş ya da daha az katılımcı; Karar alma toplantılarında beş ya da daha az katılımcı; Problem tanımlama toplantılarında maksimum 10 katılımcı; Eğitim Seminerlerinde özellikle uygulamalı eğitimler için maksimum 15 katılımcı; Bilgilendirme amaçlı toplantılarda etkileşimi sağlamak için maksimum 30 katılımcı; Motivasyon toplantılarında ise katılımcı sayısı limitsizdir. Bu tür  toplantılarda katılımcı sayısının yüksek olması tercih edilir.

U düzeni, bir günü aşmayan ve kalabalık olmayan gruplarda (10–15) özellikle tercih edilen bir düzendir. Hem konuşmacı hem de katılımcılar birbirleriyle etkin göz teması kurabilirler. Beceri ağırlıklı seminerlerde katılımı da desteklemektedir. Kalabalık gruplarda pek tercih edilmemesinin nedeni ise “U” düzenindeki uzun açılarda oturanların başlarınısürekli yan tutmaları ve sahne görüşünün birbirlerinin başlarıyla engellenmesidir (MEGEP, 2008).

Tüm katılımcıların olası en yüksek verimi alması durumu tam olarak kazan, kazan durumunu ifade etmektedir.

Genellikle en çok toplantı organize eden şirketlerin yer aldığı sektörler şunlardır. (Rogers, 2008) - Tıp ve eczacılık, bilişim ve teknoloji, imalat, finans, bankacılık, sigortacılık, yiyecek içecek, ve tütün, seyahat ve ulaşım, dağıtım ve perakende. Sanat sektörü bu sektörler içinde yer almamaktadır.

Web konferans araçları yalnızca gerçek zamanlı olarak toplantıya katılan katılımcılara bilgi sağlamak için kullanışlı araçlardır. Teknoloji içeren araçlar:
-Sunumlar
-Paylaşılan masaüstü
-Paylaşılan uygulamalar (applications) ve whiteboardlar
-Chat (anında konuşma ortamları)
-Oylamalar
-Kayıtlar

Dernekleri şirketlerden ayıran bir özellik, kar amacı gütmeyen kuruluşlar olmalarıdır. Kar amacı gütmeyen kuruluşlar hariç diğer ifadeler, şirketlerin özelliklerine girer.

Planlama toplantılarının amacı, bir örgütün kısa, orta ve uzun vadeli amaç ve hedeflerinin kararlaştırılmasıdır.

ir araştırma alanında uzmanlaşmış katılımcı ve grupların, yine alanda uzman bir kişi rehberliğinde bir araya gelerek kullanıcılara ders, sunum, bilgilendirme ve tartışma yoluyla eğitim vermelerine Seminer denir

Yönetim kurulu Toplantıları, ihtiyaç olduğu zamanlarda veya haftanın ya da ayın belirli günlerinde periyodik olarak yapılabilmektedir.

Bilgilendirme toplantıları, olaylar, veriler v.b. hakkında bilgilerin paylaşılması amacıyla, değerlendirme toplantıları, planlama ve/veya sorun çözme toplantılarına ilişkin sürecin değerlendirilmesi amacıyla, eğitim toplantıları, bir örgütün üyelerini bilgilerini zenginleştirme, becerilerini artırma v.b. konularda eğitme amacıyla, kutlama toplantıları ise birlikte zaman geçirme ve eğlenme amacıyla yapılmaktadır. Planlama toplantılarının amacı, hedefler konusunda yol haritası çizmektir.

Toplantı sektörü kapsamında yer alan alıcılar: Dernekler, şirketler, kamu sektörü, kar amacı gütmeyen kuruluşlar ve uluslararası özel organizasyonlardır.

Toplantı sırasında yararlanılacak olan grafikler, görseller, veritabanları ve diğer içerikleri anlamak ve eş zamanlı kullanılacak uygulamaları öğrenmek hazırlığın ilk adımıdır. Diğer seçenekler hazırlık aşaması toplantı sırası ve takip aşamalarının içeriklerine ilişkindir.

Şirketler temel kâr amacıyla kurulan işletmeler iken, dernekler kar amacı gütmeyen kuruluşlardır. Şirket toplantılarına katılanların sayısı genellikle daha sınırlı iken (genellikle 100 kişinin altındadır), dernek toplantılarına katılanların sayısı yüzler hatta binlerle ifade edilebilmektedir. Şirketler tarafından düzenlenen toplantıların süresi genellikle 0,5-1,5 gün iken, dernekler tarafından organize edilen toplantıların süresi 2-3 gündür. Şirket katılımcıları düzenlenen toplantılara zorunlu olarak katılır. Şirket toplantıları yılın herhangi bir ayında düzenlenirken, dernek toplantıları genellikle ilkbahar ve sonbahar aylarında düzenlenmektedir.

Forum: Moderatör yönetiminde yapılan, uzman konuşmacıların katıldığı dinleyicilerin sorularına açık tartışma toplantısıdır.