Hazırlanacak toplantı gündeminde yer alması gereken bilgiler şu şekildedir (Gaines, 2016):
Toplantıyı düzenleyen kurumun adı
Toplantı tarihi ve saati
Toplantının gerçekleşeceği yer       
Toplantının amacını açıklayan kısa bir bilgilendirme özeti
Toplantıda tartışılacak konu başlıkları
Toplantıda tartışılacak konuların sıralaması
Eğer mümkünse her bir gündem maddesi için ayrılacak süre belirtilmelidir.