Bir toplantının yürütülmesinde en önemli unsur çoğu zaman, o toplantının  yöneticisi ya da lideri olmaktadır. Kimi zaman toplantıların yönetiminden sorumlu kimseler, bazen ise toplantı içinde inisiyatif kullanarak biçimsel olarak atanmasa da liderlik vasfını yerine getiren kimseler ortaya çıkmaktadır. Gerek yönetici olarak gerekse yönetici olarak atanmadığı hâlde liderlik eden kişiler bir dizi rol ve sorumluluğu yerine getirmektedir. Bu rol ve sorumluluklar toplantıların amaç ve hedeflerini, sınırlılıklarını ve toplantının yetki sahasını belirlemektir.

Bir konunun üst düzeyde üst düzeyde uzmanı olan araştırmacıların akademik bir soru etrafında tartışmalarına Kolokyum denir.

Hazırlanacak toplantı gündeminde yer alması gereken bilgiler şu şekildedir (Gaines, 2016):
Toplantıyı düzenleyen kurumun adı
Toplantı tarihi ve saati
Toplantının gerçekleşeceği yer       
Toplantının amacını açıklayan kısa bir bilgilendirme özeti
Toplantıda tartışılacak konu başlıkları
Toplantıda tartışılacak konuların sıralaması
Eğer mümkünse her bir gündem maddesi için ayrılacak süre belirtilmelidir.

Toplantı düzenlemenin amacı, örgütlerin çoğunluğunun işlevlerini yerine getirmeleri için gerekli bazı olumlu sonuçların alınmasını sağlamaktır. Problem yaratmak, olumsuz bir sonuçtur.
Diğer şıklarda toplantı düzenlemenin başlıca sebepleri sıralanmıştır.

Etkin olmayan toplantıların özellikleri: zayıf liderlik, hazırlığın yetersizliği, kötü zamanlama, ilgisiz üyeler, yıkıcı üyeler ve uygun olmayan çevredir.

Seçeneklerde yer alan uygulamaların hepsi verimli toplantı sürecini destekler.

Toplantıda zaman tutucunun görevleri: Takım üyeleri ya da toplantı katılımcılarını gündem maddeleri önerileri için davet etmek, takım üyeleri ya da toplantı katılımcılarını gündem maddeleri önerileri için davet etmek, toplantı süresince toplantı tartışmalarından, beyin fırtınası oturumlarından ve mini workshoplardan ortaya çıkan önemli noktaları, geri bildirimleri ve kararları kayıt altına almak, toplantı sürecini takip etmek, toplantı süresince kaydedilen tüm bu notları düzenleyerek toplantı sonrası değerlendirme raporunu hazırlamak ve tüm katılımcılara bu raporu iletmektir.

Oditoryumlar büyük ölçekli ve buna bağlı olarak katılımcı sayısının çok yüksek olduğu kongre, konferans türü toplantılar için uygundur. Genellikle büyük bir salonun çevresinde, farklı amaçlarla kullanılabilecek, küçük salonlar ve odalar bulunmak- tadır. Oditoryum salonlarının zemini sahneden uzaklaştıkça yükselmektedir. Oturma düzeni sabittir ve genellikle tiyatro düzenindedir. Oditoryumlar büyük meka^nlar olduğu için havalandırma, ses düzeni ve aydınlatma gibi özellikleri profesyoneldir

Web konferans araçları yalnızca gerçek zamanlı olarak toplantıya katılan katılımcılara bilgi sağlamak için kullanışlı araçlardır. Teknoloji içeren araçlar:
-Sunumlar
-Paylaşılan masaüstü
-Paylaşılan uygulamalar (applications) ve whiteboardlar
-Chat (anında konuşma ortamları)
-Oylamalar
-Kayıtlar

Toplantılar insanların, içeriğin ve sürecin bir amaç için bir araya gelmesidir. Bunun nedeni, "toplantı"nın işbirlikçi bir çalışma süreci oluşu ve "iş" kavramının sahip olduğu tüm olanakları kapsamasıdır.

Başarılı bir sanal toplantının temeli, tüm yönetim fonksiyonlarının sanal ortamda uyumlaştırılmasından geçmektedir. Bu fonksiyonlar; planlama, örgütleme, yöneltme, denetleme, koordinasyon ve iletişimdir.

Toplantıların genel amaçları sorunları çözmek, çatışmaları sona erdirmek, motive etmek, problem çözmek, karar almak ve bilgilendirmek olarak açıklanabilir. Bu nedenle Rekabet ortamı yaratmak toplantıların genel amaçları arasında yer almaz.

Telekonferanslar; audio konferans, veri konferans ve video konferans olmak üzere üç tür konferansı kapsamaktadır.

Konferans kongrelere göre daha küçük sayıdaki katılımcıların saptanmış bir konu üzerinde tartışması, danışması ve çözüm üretmesi amacıyla bir araya gelmeleridir. Seminer bir araştırma alanında uzmanlaşmış katılımcı ve grupların yine alanda uzman bir kişi rehberliğinde bir araya gelerek kullanıcılara ders, sunum, bilgilendirme ve tartışma yoluyla eğitim vermeleridir. Atölye Çalışması az sayıdaki katılımcının bir usta eğitici eşliğinde yoğun tartışma, bilgi ve beceri aktarımı amacıyla bir araya gelmeleridir. Panel iki veya daha fazla alan uzmanı konuşmacının bir moderatör yönetiminde tartışmalarıdır. Sempozyum ise belirli sayıda alan uzmanının toplanarak, özel bir konuda bildiri sunmaları, tartışmaları ve soruna yönelik çözümler üretmeleridir.

Etkili grupta
Atmosfer; Dostça ve rahat. U¨yelerin tümü ilgili ve katılımcı,
Amaçlar; Tüm üyelerin katkısıyla belirleniyor,
Duygular; Duygular özgürce ifade ediliyor,
Hareketler; Açıkça anlaşılır,
Başkan; Liderlik rolü gerektiğinde paylaşılıyor

Toplantı, en basit anlamıyla katılımcıların eğitim, tartışma, bilgi paylaşıma, sosyalleşme, örgütlenme ve karar alma temel amaçlarıyla bir araya gelmeleridir. Eylem, biçimsel veya biçimsel olmayan organizasyonların basın açıklaması yapma, kamuoyu oluşturma, destek verme veya kınama amacıyla üyelerine çağrı yaparak insanları bir araya getirmeleridir. Forum, Moderatör yönetiminde yapılan, uzman konuşmacıların katıldığı dinleyicilerin sorularına açık tartışma toplantısıdır. Panel, İki veya daha fazla alan uzmanı konuşmacının bir moderatör yönetiminde tartışmalarıdır.

Teknoloji içeren araçlar:
1. Sunumlar
2. Paylaşılan masaüstü
3. Paylaşılan uygulamalar (applications) ve whiteboardlar
4. Chat (anında konuşma ortamları)
5. Oylamalar
6. Kayıtlar

Arabulucu: Toplantılarda ortaya çıkan çatışmaları yatıştıran kimselerdir. Ortak bir zemin bularak toplantıların sakin ve huzurlu geçmesine katkıda bulunurlar. Toplantılarda gerilimin yükseldiği anlarda bu kişileri konuya dâhil etmek yararlı olacaktır. Bu kimselerin yatıştırıcı rollerinin özellikle yapıcı çatışmaların sürmesini engelleme riski bulunmaktadır. Bu nedenle, yatıştırma rolünün nerede devreye gireceğine karar verilmelidir. "Şimdi sakinleşmeye ve şu gerçeğe bakmaya ne dersiniz?" şeklindeki ifadeler arabulucular için karakteristiktir.