Bir toplantının yürütülmesinde en önemli unsur çoğu zaman, o toplantının  yöneticisi ya da lideri olmaktadır. Kimi zaman toplantıların yönetiminden sorumlu kimseler, bazen ise toplantı içinde inisiyatif kullanarak biçimsel olarak atanmasa da liderlik vasfını yerine getiren kimseler ortaya çıkmaktadır. Gerek yönetici olarak gerekse yönetici olarak atanmadığı hâlde liderlik eden kişiler bir dizi rol ve sorumluluğu yerine getirmektedir. Bu rol ve sorumluluklar toplantıların amaç ve hedeflerini, sınırlılıklarını ve toplantının yetki sahasını belirlemektir.