Toplantılarda dört ana işlev vardır. Her toplantı türü bu dört işlevden biri üzerinde yapılanmaktadır. Bu işlevler; enformasyon ya da haber verme, bilgi alışverişi ya da sorunları saptama, sorun çözme ve karar almadır. Bunların her biri de toplantı yapmak için geçerli sebeptir ve her birinin kendine özgü bir biçimi ve kendine özgü kuralları vardır.