Toplantılarda dört ana işlev vardır. Her toplantı türü bu dört işlevden biri üzerinde yapılanmaktadır. Bu işlevler; enformasyon ya da haber verme, bilgi alışverişi ya da sorunları saptama, sorun çözme ve karar almadır. Bunların her biri de toplantı yapmak için geçerli sebeptir ve her birinin kendine özgü bir biçimi ve kendine özgü kuralları vardır.

Zaman hakemi toplantı sürecinin etkin kullanılmasında kilit rol oynar. Yukarıda verilen tanım zaman hakemini işaret etmektedir.

Güçlü Performans etkili olmayan toplantıların özelliklerinden biri değildir.

Katılımcı  sayısı limitsizdir.  Bu  tür toplantılarda katılımcı sayısının yüksek olması tercih edilir

Kolaylaştırıcı toplantının tartışma, sorun çözme ve karar alma süreçlerinde katılımcılara yol göstericilik yapar. Zaman hakeminin görevi toplantı lideri ya da kolaylaştırıcıyı zaman yönetimi konusunda yardımcı olmaktadır. Katkıcı,  fikir katkısında bulunarak ve tartışmaların tayından çıkmamasına yardımcı olarak, toplantıya etkin biçimde katılmaktadır. Uzman, gerek duyuldukça belli konularda uzman bilgisi katkısında bulunur. Yazıcı ise Toplantıdan çıkan kilit noktaların, fikirlerin ve kararların kaydını tutan kişidir

Toplantı gündemi, amaçlar belirlendikten sonra şekillenir.

Toplantılarda dört ana işlev vardır. Her toplantı türü bu dört işlevden biri üzerinde yapılanmaktadır. Bu işlevler; enformasyon ya da haber verme, bilgi alışverişi ya da sorunları saptama, sorun çözme ve karar almadır. Bunların her biri de toplantı yapmak için geçerli sebeptir ve her birinin kendine özgü bir biçimi ve kendine özgü kuralları vardır.

Görev gruplarının oluşturulması toplantı gündeminde yer alması gereken bilgilerden biri değildir.

Toplantıları verimsiz ve etkisiz kılan ögeler, liderlik, hazırlık, üyeler ve çevre olarak toplanmaktadır.

Ülkelerin çoğunda toplantı sektörü için en yoğun sezonlar ilkbahar ve sonbahar aylarıdır. Ekim, kasım, mart ve nisan ayları sektörün geneli için en yoğun aylar olurken eylül ve haziran ayları uluslararası etkinliklerin gerçekleştirilmesi için en popüler aylardır. Diğer toplantı etkinliklerinde olduğu gibi uluslararası kongrelerde de boş zaman ve seyahat pazarıyla rekabetten kaçınmak için yaz ayları çoğunlukla sadece kayıt süreci için kullanılır. Ayrıca katılımcı sayısını maksimum düzeyde tutmak için kongre tarihlerinin, katılımcılar için önemli dini ve resmi tatillerin dışında bir zaman aralığında belirlenmesi gerekmektedir.

Yüz yüze iletişim en sık kullanılan toplantı biçimi olmasına karşın, bazı dezavantajlara da sahiptir. Bunlar:
-Dezavantajlı grupların toplantılarda söz alma hakkı sınırlıdır.
-Bireysel farklılıkların yoğun olduğu gruplarda güven ortamını sağlamak zordur.
-Yüz yüze toplantılarda grup üyelerinin eşit katılımını sağlamakta güçlükler yaşanmaktadır.
-Başta uluslararası örgütler olmak üzere, kimi örgütlerde iş arkadaşlarıyla ve müşterilerle yüz yüze toplantı yapmak neredeyse olanaksızdır. Bunun nedenleri, seyahat masraflarının yüksek ve katılımcıları bir araya getirmenin güç oluşudur.

Motivasyon toplantıları, katılımcı sayısının limitsiz olduğu, özellikle yüksek katılımcı sayısının tercih edildiği toplantı türüdür.

Telekonferans, birbirinden coğrafi olarak uzakta olan üç ya da daha fazla katılımcının etkileşimini ifade eden konferanstır. Telekonferanslar; audio konferans, veri konferans ve video konferans olmak üzere üç tür konferansı kapsamaktadır. Yüz yüze yapılan konferanslarda katılımcılar coğrafi olarak birbirlerinden uzakta olmadıklarından dolayı tele konferans olarak nitelendirilemez.

Hazırlık aşamasında aşağıda belirtilen noktalara dikkat edilmesinin, toplantıların
etkili ve verimli geçmesine katkı sağlayacağı düşünülmektedir:
• Tüm katılımcıların audio konferansa tam zamanında katılımı,
• Uzaktan katılımcıların toplantı başlamadan beş dakika önce teknolojik bağlantıya geçmeleri,
• Katılımcılar farklı zaman dilimlerinden katılıyorsa, yanlış anlamaları önlemek için başlangıç zamanının ilgili tüm zaman dilimlerine göre duyurulması,
• Toplantı gündeminin olası geç başlama ve ertelemelere uygun olarak esnek biçimde tasarlanması,
• Toplantı teknolojisinin dikkat dağıtıcı seslerden ve kesilmelere neden olan etkenlerden olabildiğince arındırılması,
• Toplantı sürecinde toplantı odağı dışında kalan konuşmaların engellenmesi,
• Konuşmalar için mikrofon kullanılıyorsa ortamın ekoya izin vermeyecek ve akustik olarak uygun düzenlenmesi.

Belirli sayıda alan uzmanlarının toplanarak özel bir konuda bildiri sunmaları, tartışmaları ve soruna yönelik çözümler arayan toplantı biçimine sempozyum denir.

Sempozyum; Belirli sayıda alan uzmanının toplanarak, özel bir konuda bildiri sunmaları, tartışmaları ve soruna yönelik çözümler üretmeleridir.

İş döküm şeması, toplantının hazırlanmasında yerine getirilecek görevler ve yapılacak işlerin hiyerarşik olarak daha küçük parçalara ayrılmasıdır. İş döküm şemasında, toplantı organizasyonunda çeşitli aktivitelerden sorumlu organizasyon, tedarikçiler ve bireyler ile bu aktivitelerin tamamlanması için gerekli tahmini süre tanımlanır. Bütçenin belirlenmesi İş döküm şemasının içeriğine ait bir durum değildir.

Kolaylaştırıcı: Toplantının tartışma, sorun çözme ve karar alma süreçlerinde katılımcılara yol göstericilik yapar. Toplantı öncesi ve sonrası lojistikten de o sorumludur.