Kolaylaştırıcı toplantının tartışma, sorun çözme ve karar alma süreçlerinde katılımcılara yol göstericilik yapar. Zaman hakeminin görevi toplantı lideri ya da kolaylaştırıcıyı zaman yönetimi konusunda yardımcı olmaktadır. Katkıcı,  fikir katkısında bulunarak ve tartışmaların tayından çıkmamasına yardımcı olarak, toplantıya etkin biçimde katılmaktadır. Uzman, gerek duyuldukça belli konularda uzman bilgisi katkısında bulunur. Yazıcı ise Toplantıdan çıkan kilit noktaların, fikirlerin ve kararların kaydını tutan kişidir