Hazırlık aşamasında aşağıda belirtilen noktalara dikkat edilmesinin, toplantıların
etkili ve verimli geçmesine katkı sağlayacağı düşünülmektedir:
• Tüm katılımcıların audio konferansa tam zamanında katılımı,
• Uzaktan katılımcıların toplantı başlamadan beş dakika önce teknolojik bağlantıya geçmeleri,
• Katılımcılar farklı zaman dilimlerinden katılıyorsa, yanlış anlamaları önlemek için başlangıç zamanının ilgili tüm zaman dilimlerine göre duyurulması,
• Toplantı gündeminin olası geç başlama ve ertelemelere uygun olarak esnek biçimde tasarlanması,
• Toplantı teknolojisinin dikkat dağıtıcı seslerden ve kesilmelere neden olan etkenlerden olabildiğince arındırılması,
• Toplantı sürecinde toplantı odağı dışında kalan konuşmaların engellenmesi,
• Konuşmalar için mikrofon kullanılıyorsa ortamın ekoya izin vermeyecek ve akustik olarak uygun düzenlenmesi.