Ülkelerin çoğunda toplantı sektörü için en yoğun sezonlar ilkbahar ve sonbahar aylarıdır. Ekim, kasım, mart ve nisan ayları sektörün geneli için en yoğun aylar olurken eylül ve haziran ayları uluslararası etkinliklerin gerçekleştirilmesi için en popüler aylardır. Diğer toplantı etkinliklerinde olduğu gibi uluslararası kongrelerde de boş zaman ve seyahat pazarıyla rekabetten kaçınmak için yaz ayları çoğunlukla sadece kayıt süreci için kullanılır. Ayrıca katılımcı sayısını maksimum düzeyde tutmak için kongre tarihlerinin, katılımcılar için önemli dini ve resmi tatillerin dışında bir zaman aralığında belirlenmesi gerekmektedir.