Toplantı gündemi olabildiğince detaylı hazırlanmalıdır. Hazırlanacak toplantı gündeminde yer alması gereken bilgiler şu şekildedir (Gaines, 2016):
-Toplantıyı düzenleyen kurumun adı
-Toplantı tarihi ve saati
-Toplantının gerçekleşeceği yer
-Toplantının amacını açıklayan kısa bir bilgilendirme özeti
-Toplantıda tartışılacak konu başlıkları
-Toplantıda tartışılacak konuların sıralaması
-Eğer mümkünse her bir gündem maddesi için ayrılacak süre belirtilmelidir.
Katılımcılarla ilgili bilgiler içermesine gerek yoktur.