Dinleme: Toplantı süresince dinleme temel bir etkinliktir. Dahası, toplantı sürecindeki iletişimin en önemli parçasıdır. Bunun nedeni, toplantı esnasında aynı anda birden fazla konuşma olmasının olanaksız oluşudur. Dolayısıyla, katılımcılar konuştukları kısa süreler dışındaki süreleri dinlemekle geçirmektedir. Burada önemli olan her bir katılımcının sözünün kesilmeden tartışma ortamına taşınabilmesidir. Katılımcıların düşünce ve görüşlerini dikkatli biçimde dinlemek ve desteklenebilecek olanları ayrıştırmak toplantının örtük amaçları açısından da önem kazanmaktadır. Örtük program: Toplantının amaçları dışındaki öğrenme sürecini ifade etmektedir. Söz gelimi, katılımcılar toplantı amaçları dışında ekip olma deneyimini yaşar, farklılıklara saygı gösterir ve örgütte çalışan kimseleri yerine getirdikleri fonksiyonları dışında da tanımaya başlar.

Başarılı bir sanal toplantı yürütmenin yolu, toplantılarda yönetsel fonksiyonların etkili ve verimli biçimde uygulanmasından geçmektedir. Dar anlamda yönetim fonksiyonları; planlama, örgütleme, yöneltme (liderlik) ve denetlemedir. Geniş anlamda ise bu dört fonksiyona, koordinasyon (eşgüdümleme) ve iletişim katılmaktadır.

Sanal Toplantı Protokolü - Katılımcıların rolleri
-Toplantı hatırlatmalarına yanıt vermek,
-Erken katılım,
-Toplantıda kullanılacak teknolojiyi kullanabilmek,
-Arka plan seslerini sınırlamak,
-Kendini sistemde tanımlamak,
-Çok görevlilikten kaçınmak,
-Açık biçimde konuşmak,
-Nazik olmak,
-Varlığını bildirmek.

Paylaşılan amaçları göz önünde tutmak,  süreci görülür kılmak, başarıları kutlamak, ödüller ve kutlamalar yapmak, gözle görülmeyen performansları kamusal ve özel alanda fark etmek, takdirleri belirtmek, meseleleri yüzeye çıkartmak ve olası gerginlikleri dindirmek için ekip üyeleriyle sıklıkla iletişime geçmek, ekip üyeleriyle ayda en az bir kez birebir görüşme olanağı yaratmak toplantının motivasyonunu arttıran yöntemlerdir. Ne var ki toplantıya kimlerin geldiğini saptamak daha çok toplantıyı kolaylaştırıcı bir etki sağlar.

K­işi­lerarası etkileşim açısından BAİ birtakım sorunlar yaratmaktadır. Sözsüz ­iletişim kapsamındaki ipuçlarının yoksunluğu ve örtük bi­lg­iler­in aktarılamaması ­iletişimi zorlaştırmaktadır. Bu eks­ikl­ikler, sanal eki­pler­in başarısının olmazsa olmaz koşulu olan ­ilişki düzeni, sosyal bağ kurma ve güven ­ilişk­iler­in­in oluşumunu engellemektedir.

Katkıcı: Fikir katkısında bulunarak ve tartışmaların tayından çıkmamasına yardımcı olarak, toplantıya etkin biçimde katılmaktadır.

ki veya daha fazla alan uzmanı konuşmacının bir moderatör yönetiminde tartıştığı toplantı biçimine panel denir.

Etkisiz toplantıların özelliklerinden birincisi zayıf liderliktir. Zayıf liderliğin bulunduğu toplantılarda, toplantıya birkaç üye tarafından yön verilmekte ve diğer kişiler dışlanmaktadır. Toplantıların etkili olamamasının bir diğer nedeni ise yetersiz hazırlık olarak görülmektedir. Önceden belirlenmiş amaçların olmadığı, karar alınacak konularda toplantının gündemine ilişkin arka plan bilgisinin yeterince sunulmadığı ve katılımcıların toplantı hakkında yeterince yönlendirilmediği toplantıların sonunda bir tatminsizlik duygusu yaşanmaktadır. Etkisiz toplantıların üçüncü bir özelliği ise zamanlamadır. Kötü zamanlama; katılım düşüklüğüne yol açmakta ve toplantıyla ilgili paylaşılması öngörülmeyen bilgilerin dolaşımını sağlar. Toplantıları etkisiz kılan bir diğer öge ise, ilgisiz üyelerdir. Örgütün uzun dönemli amaçlarından habersiz ya da bilgilendirilmemiş olan üyeler genellikle ilgisiz hâle gelmektedir.

Genel olarak toplantıların düzenleneceği mekânları aşağıdaki şekilde sıralamak mümkündür:
-Kurum içi toplantı salonları
-Oditoryumlar
-Kongre ve konferans merkezleri
-Sergi ve fuar merkezleri
-Akıllı salonlar
Sinemalar ise  toplantılar için tercih edilen mekânlardan değildir.

Eşit düzeydeki yöneticilerin veya çalışanların katıldıkları toplantılar için ideal bir oturum düzeni Oval veya daire oturma düzenidir. Tüm katılımcılar birbirleriyle göz kontağı kurabilir ve ast üst ilişkisi masa düzenini bakarak belli olmaz. Yetkililerin ve temsilcilerin katıldığı, tartışmaya ve katılıma açık, en demokratik toplantı oturum düzenidir.

Toplantıların etkisiz oluşunda dört öğe rol oynamaktadır. Bunlar, zayıf liderlik, yetersiz hazırlık, uygunsuz zamanlama, ilgisiz ve yıkıcı üyeler ile uygun olmayan çevredir.

Üniversite öğrencileri, diğer seçeneklerdeki örgütlerden herhangi birisine dahil olarak toplantı hizmetlerini talep eden alıcı olabilirler. Bu nedenle ana başlık olarak ele alınamazlar.

Değerlendirme toplantılarda katılanlara sunulan bilgilerin tartışılması ve değerlendirilmesi söz konusudur. Yönlendirici toplantılar: Yönlendirici toplantılarda yöneticiler bu tip toplantılar aracılığıyla astlarını, belli konularda istedikleri yönde harekete geçirme durumundadırlar. Mesleki toplantılar aynı uzmanlık dalında çalışan kişilerin bir konuda karar almaları ya da bir kararı tartışmaları gerektiğinde başvurulan toplantılardır. Emir Toplantısı yöneticiler tarafından aslara belirli görev vermek ya da gelecekteki davranışları yönlendirecek kuralları bildirmek amaçlı yapılan toplantılardır. Farklı hedef, görüş ve anlayışlara sahip iki ya da daha fazla grup arasında yapılan toplantılar, müzakere toplantıları grubuna girer. Bu toplantılarda taraflar, ortak bir noktaya varmak ve anlaşmak durumundadırlar.

Liderler bir toplantıda planlama, örgütleme, yöneltme ve denetleme başta olmak üzere yönetim fonksiyonlarının tümünü yerine getiren kimselerdir.

Kaybet/ Kazan durumu: Toplantıda bir tarafın kendi çıkarları, beklenti ve isteklerinden diğer tarafın leyhine vazgeçmesi durumudur. Bu durum genellikle tara ardan birinin çatışmadan kaçınması ve toplantının ve ekibin korunması adına tartışmalardan çekilmesi ile karakterize edilmektedir. Toplantı yönetimi açısından kaybet/kazan durumu da kazan/ kaybet durumu gibi istenmeyen bir durumdur. Toplantılarda sürekli olarak bir kişi ya da grubun ekip bütünlüğünün bozulmaması için başka bir kişi ya da grubun isteklerini kabul etmesi, toplantıların anlamını yitirmesine, bir suskunluk sarmalı oluşmasına ve kayıtsızlığın toplantılarda yerleşmesine neden olabilir

Koçluk: Toplantı lideri, toplantı yönetiminde kendisinin yerini alacak adayların
hazırlığına katkıda bulunabilir. Burada liderin rolü, adayların toplantı yönetimi faaliyetlerini yalnızca gözlemleyerek onlara dönüt vermek ve adayları cesaretlendirmektir. Bu yolla, toplantı yönetimine ilişkin bilgi ve yeteneklerin yaparak yaşayarak edinilmesi ve kazanılan deneyimlerin kalıcı olması sağlanır.

Yöneticiler tarafından aslara belirli görev vermek ya da gelecekteki davranışları yönlendirecek kuralları bildirmek amaçlı yapılan toplantı Emir Toplantısıdır.

Toplantı sektörü içerisinde en önemli alıcılardan biri olarak gösterilen şirketler, farklı endüstrilerdeki işletmeler için çalışan kongre organizatörleri olarak tanımlanmaktadır ve çoğu zaman toplantı planlamacıları olarak da anılmaktadır.

Toplantı gündemi olabildiğince detaylı hazırlanmalıdır. Hazırlanacak toplantı gündeminde yer alması gereken bilgiler şu şekildedir (Gaines, 2016):
-Toplantıyı düzenleyen kurumun adı
-Toplantı tarihi ve saati
-Toplantının gerçekleşeceği yer
-Toplantının amacını açıklayan kısa bir bilgilendirme özeti
-Toplantıda tartışılacak konu başlıkları
-Toplantıda tartışılacak konuların sıralaması
-Eğer mümkünse her bir gündem maddesi için ayrılacak süre belirtilmelidir.
Katılımcılarla ilgili bilgiler içermesine gerek yoktur.