Toplantı Amaçlarının ve Hedeflerinin Belirlenmesi

Bütün toplantı etkinliklerinde planlama süreci amaçların belirlenmesiyle başlamaktadır. O¨rneğin toplantı her yıl düzenlenen bir derneğin genel kurul toplantısı gibi seri toplantılardan biri ise düzenli olarak gerçekleştirilmektedir ve toplantının gerçekleşeceği şehir, üye ülkeler arasından seçilmektedir ve bu tür toplantıların amaçları genellikle toplantının tüzüğünde tanımlanmaktadır. Bununla beraber, serideki her bir toplantının kendine özgü spesifik amaçları da bulunmaktadır (Krugman ve Wright, 2007: 44-45).