Toplantı sektöründe birçok kongre, finansal nedenlerden dolayı kurumsal alıcıların (şirketler ya da dernekler) kendisi tarafından düzenlenirken günümüzde etkinliklerin planlanması ve yönetiminde profesyonel ve alanında uzman aracıların kullanılmasına yönelik bir eğilim bulunmaktadır. Toplantı sektöründe yer alan muhtemel aracılar, profesyonel kongre organizatörler (PKO),  turistik bölge yönetim örgütleri ile kongre ve ziyaretçi bürolarıdır.