Bir toplantının yürütülmesinde en önemli unsur çoğu zaman, o toplantının yöneticisi ya da lideri olmaktadır. Kimi zaman toplantıların yönetiminden sorumlu kimseler, bazen ise toplantı içinde inisiyatif kullanarak biçimsel olarak atanmasa da liderlik vasfını yerine getiren kimseler ortaya çıkmaktadır. Toplantının yürütülmesinde liderler öncelikli sorumlulardır. Liderlerin dışında ise kolaylaştırıcı, yazıcı, katkıcı, uzman, rolleri yer almaktadır.

Sabote edip gösteri yapmak toplantının genel amaçlarından biri değildir.

Bir toplantının bileşenleri; insanlar (kim?), içerik (ne?), süreç (nasıl?) ve amaçtır(neden?) Bütçe toplantının bileşenleri arasında sayılamaz.

Od­itoryumlar büyük ölçekl­i ve buna bağlı olarak katılımcı sayısının çok yüksek olduğu kongre, konferans türü toplantılar ­iç­in uygundur.

"Kazanç paylaşma dışında, kanunlarla yasaklanmış belirli ve ortak bir amacı gerçekleştirmek üzere, en az yedi  gerçek veya tüzel kişinin, bilgi ve çalışmalarını sürekli olarak birleştirmek suretiyle oluşturdukları tüzel kişiliğe sahip kişi topluluklara dernek denir.

Türüne ve ölçeğine bakılmaksızın genel olarak bir toplantının planlama süreci sekiz temel aşamayı kapsamaktadır. Bunlar sırasıyla: Toplantı amaçlarının ve hedeflerinin belirlenmesi, toplantı gündeminin hazırlanması, görevlerin tanımlanması ve organize edilmesi, toplantı katılımcılarının ve toplantı katılımcı sayısının belirlenmesi, toplantı programının planlanması, bütçeleme, toplantılar için turistik bölge ve toplantı mekânı seçimi ve toplantı oturum düzeninin belirlenmesi.

Dışa dönük: Dışa dönük davranışlar gösteren kişiler genellikle aralıksız konuşma özelliği göstermekte ve tartışma konuları yaratacak eylemlerde bulunmaktadır.
İyimser: Bu kişiler, toplantılarda olumlu düşünmeleri ile ayırt edilen kişilerdir.
Tarafsız gözlemci: Birbiriyle çelişen görüşlere sahip olan ve karar alma ile harekete geçme konusunda güçlükler yaşayan kişilerdir.
Başat karakter: Kendisini konunun uzmanı olarak gören ve kendi görüş ve bakış açısını diğerlerinin yaklaşımlarından üstün gören kimseleri betimlemektedir.
Şeytanın avukatı: Karşıt düşünceleri savunarak diğerlerinin fikir sorgular ve toplantı katılımcılarının düşüncelerini eleştiriden geçirir.

Derneklerin yaptıkları toplantı çeşitleri: yıllık toplantılar, yönetim kurulu toplantıları, seminerler ve çalışma grupları, brifingler, gelir sağlama toplantıları, sergiler, mesleki ve teknik konulardır.

Etiketleme siteleri: Benzer düşüncelere sahip insanların bir araya geldiği ve belirli anahtar sözcüklerle ilginç ve anlamlı buldukları materyalleri paylaştıkları ortamdır.

A şıkkı dışındaki sorumluluklar Toplantı kaydedicinin yapması gereken sorumluluklardır.

Telekonferans, birbirinden coğrafi olarak uzakta olan üç ya da daha fazla katılımcının etkileşimini ifade eden konferanstır. Telekonferanslar; audio konferans, veri konferans ve video konferans olmak üzere üç tür konferansı kapsamaktadır

Etkin olmayan toplantının beş nedeni ; zayıf liderlik Yetersiz hazırlık, Zamanlama, Uygun olmayan çevre, Yıkıcı üyelerdir. Katılımcı sayısının fazlalığı toplantının etkinliğini belirleyen bir unsur değildir.

Toplantı sektöründe birçok kongre, finansal nedenlerden dolayı kurumsal alıcıların (şirketler ya da dernekler) kendisi tarafından düzenlenirken günümüzde etkinliklerin planlanması ve yönetiminde profesyonel ve alanında uzman aracıların kullanılmasına yönelik bir eğilim bulunmaktadır. Toplantı sektöründe yer alan muhtemel aracılar, profesyonel kongre organizatörler (PKO),  turistik bölge yönetim örgütleri ile kongre ve ziyaretçi bürolarıdır.

Sunuş Toplantıları, Sorun Çözme Toplantıları, Eğitim Toplantıları, Karar Verme Toplantıları, Koordinasyon Toplantıları İşlevlerine göre toplantılardır.

Hazırlık aşamasında aşağıda belirtilen noktalara dikkat edilmesinin, toplantıların etkili ve verimli geçmesine katkı sağlayacağı düşünülmektedir:
-Tüm katılımcıların audio konferansa tam zamanında katılımı,
-Uzaktan katılımcıların toplantı başlamadan beş dakika önce teknolojik bağlantıya geçmeleri,
-Katılımcılar farklı zaman dilimlerinden katılıyorsa, yanlış anlamaları önlemek için başlangıç zamanının ilgili tüm zaman dilimlerine göre duyurulması,
-Toplantı gündeminin olası geç başlama ve ertelemelere uygun olarak esnek biçimde tasarlanması,
-Toplantı teknolojisinin dikkat dağıtıcı seslerden ve kesilmelere neden olan etkenlerden olabildiğince arındırılması,
-Toplantı sürecinde toplantı odağı dışında kalan konuşmaların engellenmesi,

Toplantı sözcüğünün kökenindeki "top" sözcüğü "bütün, tüm" anlamlarına gelmektedir. Aynı kökten türeyen toplamak, toplu, toparlamak gibi sözcüklere bakıldığında bir araya getirmek, bütünleştirmek anlamlarına ulaşılmaktadır. Benzer biçimde toplantı kavramı, Türk Dil Kurumu tarafından: "Birden çok kimsenin belirli amaçlarla bir araya gelmesi, içtima" olarak tanımlanmaktadır. Anlaşılacağı gibi toplantıdan söz edebilmek için birden fazla kişinin bir amaca yönelik olarak bir araya gelmesi gerekmektedir.

Toplantıda yer alan konuşmaların kayda geçirilmesi sağlanmalıdır. Bu kayıtta, toplantıya misafir olarak gelen katılımcılar da dâhil olmak üzere yapılan konuşmaların bir özeti yer almalıdır. Bu özet ise; toplantının tarihi, yeri ve saati, katılımcı listesi, ele alınan temel başlıklar ve varılan kararlar, oylama yapıldıysa oylamanın nasıl gerçekleştiği ve sonuçları, alınan kararlara göre kimlerin hangi görevleri ne zaman yerine getireceği ve kayıt tutucunun ismi gibi bilgileri kapsamalıdır.