Hazırlık aşamasında aşağıda belirtilen noktalara dikkat edilmesinin, toplantıların etkili ve verimli geçmesine katkı sağlayacağı düşünülmektedir:
-Tüm katılımcıların audio konferansa tam zamanında katılımı,
-Uzaktan katılımcıların toplantı başlamadan beş dakika önce teknolojik bağlantıya geçmeleri,
-Katılımcılar farklı zaman dilimlerinden katılıyorsa, yanlış anlamaları önlemek için başlangıç zamanının ilgili tüm zaman dilimlerine göre duyurulması,
-Toplantı gündeminin olası geç başlama ve ertelemelere uygun olarak esnek biçimde tasarlanması,
-Toplantı teknolojisinin dikkat dağıtıcı seslerden ve kesilmelere neden olan etkenlerden olabildiğince arındırılması,
-Toplantı sürecinde toplantı odağı dışında kalan konuşmaların engellenmesi,