Toplantıda yer alan konuşmaların kayda geçirilmesi sağlanmalıdır. Bu kayıtta, toplantıya misafir olarak gelen katılımcılar da dâhil olmak üzere yapılan konuşmaların bir özeti yer almalıdır. Bu özet ise; toplantının tarihi, yeri ve saati, katılımcı listesi, ele alınan temel başlıklar ve varılan kararlar, oylama yapıldıysa oylamanın nasıl gerçekleştiği ve sonuçları, alınan kararlara göre kimlerin hangi görevleri ne zaman yerine getireceği ve kayıt tutucunun ismi gibi bilgileri kapsamalıdır.