Toplantı sözcüğünün kökenindeki "top" sözcüğü "bütün, tüm" anlamlarına gelmektedir. Aynı kökten türeyen toplamak, toplu, toparlamak gibi sözcüklere bakıldığında bir araya getirmek, bütünleştirmek anlamlarına ulaşılmaktadır. Benzer biçimde toplantı kavramı, Türk Dil Kurumu tarafından: "Birden çok kimsenin belirli amaçlarla bir araya gelmesi, içtima" olarak tanımlanmaktadır. Anlaşılacağı gibi toplantıdan söz edebilmek için birden fazla kişinin bir amaca yönelik olarak bir araya gelmesi gerekmektedir.