Türüne ve ölçeğine bakılmaksızın genel olarak bir toplantının planlama süreci sekiz temel aşamayı kapsamaktadır. Bunlar sırasıyla: Toplantı amaçlarının ve hedeflerinin belirlenmesi, toplantı gündeminin hazırlanması, görevlerin tanımlanması ve organize edilmesi, toplantı katılımcılarının ve toplantı katılımcı sayısının belirlenmesi, toplantı programının planlanması, bütçeleme, toplantılar için turistik bölge ve toplantı mekânı seçimi ve toplantı oturum düzeninin belirlenmesi.