Her bir toplantı için yazılı bir gündem hazırlanmalıdır ve bu gündem katılımcılara ulaştırılmalıdır. Toplantı başlangıç zamanı belirlenmeli ve açık bir şekilde katılımcılara bildirilmelidir. Toplantının bitiş zamanı belirlenmeli ve katılımcılara bildirilmelidir. Toplantının amaçları ve toplantıdan beklentiler açık bir şekilde ifade edilmelidir. Toplantıya sadece gerekli katılımcılar davet edilmelidir. Toplantının ana başlıkları ve her bir başlık için harcanacak süre belirlenmelidir. Toplantı esnasında kayıt ve zamanı tutmaktan sorumlu bir görevli bulunmalıdır. Bir moderatör bulunmalıdır. Toplantının verimli bir atmosferde gerçekleşebilmesi için uygun bir mekân seçilmelidir. Toplantı esnasında uygun aralar programlanmalıdır.