Hem şirketler hem de dernekler yapıları gereği farklı organizasyonlar olsalar da Kurumsallık her ikisi içinde ortak özelliktir.

Müzakere toplantıları: Farklı hedef, görüş ve anlayışlara sahip iki ya da daha fazla grup arasında yapılan toplantılar, bu gruba girer. Bu toplantılarda taraflar, ortak bir noktaya varmak ve anlaşmak durumundadırlar

Yazıcı (Kayıt tutucu): Toplantıdan çıkan kilit noktaların, fikirlerin ve kararların kaydını tutan kişidir. Toplantı sonrasında toplantı notlarına yönelik taslakları hazırlamaktan da sorumlu tutulabilir.

Toplantı amacı belirlenirken uyulması gereken ilkeler aşağıdaki şekilde ifade edilebilir (Mısırlı, 2013):
-Toplantı amacı açık, seçik ve herkes tarafından anlaşılır olmalıdır.
-Toplantı amacı gerçekçi olmalıdır.
-Toplantı amacı yazılı bir şekilde oluşturulmalıdır.
- Toplantı amacı tüm katılımcılara duyurulmalıdır

Toplantı öncesi planlama aşamasında izlenmesi gereken adımlar: Toplantı amaçlarının ve hedeflerinin belirlenmesi, Toplantı gündeminin hazırlanması, Görevlerin tanımlanması ve organize edilmesi, Toplantı katılımcılarının ve katılımcı sayının belirlenmesi, Toplantı programının planlanması, Bütçeleme, Turistik bölge ve mekânın seçilmesi, Oturum düzeninin belirlenmesidir

Sanal Toplantı Protokolü- Katılımcıların rolleri şu şekilde sıralanabilir:
-Toplantı hatırlatmalarına yanıt vermek,
-Erken katılım,
-Toplantıda kullanılacak teknolojiyi kullanabilmek,
-Arka plan seslerini sınırlamak,
-Kendini sistemde tanımlamak,
-C¸ok görevlilikten kaçınmak,
-Açık biçimde konuşmak,
-Nazik olmak,
-Varlığını bildirmek.
Toplantı tutanaklarını katılımcılara ulaştırmak ise takiple ilgilidir.

Başarılı sanal toplantılar, 90 dakikayı geçmeyecek biçimde, kısa ve zamana yayılmıştır.

Sanal toplantı katılımcılarının rolleri: Toplantı hatırlatmalarına yanıt vermek, Erken katılım, Toplantıda kullanılacak teknolojiyi kullanabilmek, Arka plan seslerini sınırlamak, Kendini sistemde tanımlamak, Çok görevlilikten kaçınmak, Açık biçimde konuşmak, Nazik olmak, Varlığını bildirmektir.

Şıklardaki basamaklar planlamada, A şıkkı 3., B şıkkı 6., C şıkkı 8., D şıkkı 5., E şıkkı 7. Sıradadır.

Şeytanın avukatı, karşıt düşünceler savunarak diğerlerinin fikirlerini sorgulayan ve toplantı katılımcılarının düşüncelerini eleştiriden geçiren katılımcıdır.

Teşvik seyahati toplantıları, iş toplantıları ile tatilin birleştirildiği, müşteriler, satış elemanları, aracılar ve personele dönük yapılabilen toplantılardır.

katılımcıları toplantıya dâhil etme ve odaklama için yapılacaklar
sıralanmaktadır:
1. Toplantıya başlarken katılımcılara dikkatlerini dağıtan herhangi bir şey olup olmadığını sormak,
2. Katılımcıları çok görevli olmaktan uzaklaştırmak: Katılımcıları ilgili ve meşgul kılmak.
3. Katılımcıları etkin kılmak için üç slayttan ya da on dakikadan fazla bilgilendirme yapmamak,
4. Katılımcıların katılımlarını arttıracak yolları çeşitlemek,
5. Katılım ve konuşma kayıtlarını tutmak,
6. Sık sık katılımcılara sorular sormak ve sohbet havasında konuşmak,
7. Sorular sorarak, etkin dinleyerek ve oylamalar yaparak katılımcıların etkinliğini
sağlamak,
8. Katılımcılara, kayıt tutucu, kolaylaştırıcı, zaman hakemi gibi görevler vermek,
9. Gündeme ve toplantının başlangıç bitiş zamanlarına bağlı kalmak, mümkünse
toplantıyı zamanından önce bitirmek,
10. Gündem dışındaki maddeleri ekranda yansıtarak bilgilendirme sağlamak.

Veri konferansı, katılımcıların uygulama paylaşımlarını sağladıkları sanal toplantı biçimini ifade etmektedir. Veri toplantısında katılımcılar; geleceğe yönelik projeksiyonlar, bütçeler, raporlar, diyagramlar ve tasarımlar gibi konular üzerine çalışmak için, beyaz tahta (whiteboard), tablolar, kelime işlemciler, grafik programları gibi araçlardan yararlanırlar. Bu araçlar genelde telefon ya da daha gelişkin teknolojilerin kullanımının eşliğinde toplantıların yürütülmesini sağlar.

Toplantıların genel amaçları sorunları çözmek, çatışmaları sona erdirmek, motive etmek, problem çözmek, karar almak ve bilgilendirmek olarak açıklanabilir.

Özellikle üye sayısının çok olduğu ve üyelerin ülke içinde coğrafi yayılımının yüksek olduğu dernekler, STK’ler gibi kurumların toplantı gündemlerinin duyulmasında gazete ilanları etkili bir yöntemdir. Fakat bilgilerin herkese ulaşıp ulaşmadığı bilinmemektedir.

Toplantılar insanların, içeriğin ve sürecin bir amaç için bir araya gelmesidir. Bunun nedeni, "toplantı"nın işbirlikçi bir çalışma süreci oluşu ve "iş" kavramının sahip olduğu tüm olanakları kapsamasıdır (Streibel, 2003: 2). Toplantılar gerek sosyal ve gerekse iş hayatının vazgeçilmezleri arasında yer almaktadır. Toplantılar, yönetimin bir aynası olduğu gibi aynı zamanda yönetsel becerinin de önemli bir göstergesidir. Bu nedenle doğru cevap 'Mekan'dır

Her bir toplantı için yazılı bir gündem hazırlanmalıdır ve bu gündem katılımcılara ulaştırılmalıdır. Toplantı başlangıç zamanı belirlenmeli ve açık bir şekilde katılımcılara bildirilmelidir. Toplantının bitiş zamanı belirlenmeli ve katılımcılara bildirilmelidir. Toplantının amaçları ve toplantıdan beklentiler açık bir şekilde ifade edilmelidir. Toplantıya sadece gerekli katılımcılar davet edilmelidir. Toplantının ana başlıkları ve her bir başlık için harcanacak süre belirlenmelidir. Toplantı esnasında kayıt ve zamanı tutmaktan sorumlu bir görevli bulunmalıdır. Bir moderatör bulunmalıdır. Toplantının verimli bir atmosferde gerçekleşebilmesi için uygun bir mekân seçilmelidir. Toplantı esnasında uygun aralar programlanmalıdır.

Bir toplantının bileşenleri; insanlar (kim?) , içerik (ne?) , süreç (nasıl?) ve amaçtır(neden?).

Ekiplerle temel kurallar belirlenirken temel kuralların belirlenmesinde aşağıdaki temel kural kategorileri yardımcı olmaktadır: Dakiklik, Katılım, Toplantı sürecinin kesintiye uğraması, Diyalogdaki nezaket, Hesap verme ve sorumluluk, Sırdaşlık’dır.