Etkin olmayan toplantıların özelliklerinden birincisi zayıf liderliktir. Zayıf liderliğin bulunduğu toplantılarda, toplantıya birkaç üye tarafından yön verilmekte ve diğer kişiler dışlanmaktadır. Toplantıların etkin olamamasının bir diğer nedeni ise hazırlığın yetersizliği olarak adlandırılmaktadır. Önceden belirlenmiş amaçların olmadığı, karar alınacak konularda toplantının gündemine ilişkin arka plan bilgisinin yeterince sunulmadığı ve katılımcıların toplantı hakkında yeterince yönlendirilmediği toplantıların sonunda bir tatminsizlik duygusu yaşanmaktadır. Etkin olmayan toplantıların üçüncü bir özelliği ise zamanlamadır. Kötü zamanlama; katılım düşüklüğü ve toplantıyla ilgili tasarlanmamış bilgilerin dolaşımını sağlar. Etkin olmayan toplantıların nedenlerinden birisi de, uygun olmayan çevredir. Bir toplantının verimliliğini etkileyen en önemli ögelerden biri fiziksel çevredir. Bazı oturma düzenleri ve masa biçimleri özgür ve açık katılıma olanak verirken, bazıları bu durumu engellemektedir. Herkese söz hakkı verilmesi tam tersine toplantının etkili geçmesine neden olabilecek bir özelliktir.