Veri konferansı, katılımcıların uygulama paylaşımlarını sağladıkları sanal toplantı biçimini ifade etmektedir.

Etkin olmayan toplantıların özelliklerinden birincisi zayıf liderliktir. Zayıf liderliğin bulunduğu toplantılarda, toplantıya birkaç üye tarafından yön verilmekte ve diğer kişiler dışlanmaktadır. Toplantıların etkin olamamasının bir diğer nedeni ise hazırlığın yetersizliği olarak adlandırılmaktadır. Önceden belirlenmiş amaçların olmadığı, karar alınacak konularda toplantının gündemine ilişkin arka plan bilgisinin yeterince sunulmadığı ve katılımcıların toplantı hakkında yeterince yönlendirilmediği toplantıların sonunda bir tatminsizlik duygusu yaşanmaktadır. Etkin olmayan toplantıların üçüncü bir özelliği ise zamanlamadır. Kötü zamanlama; katılım düşüklüğü ve toplantıyla ilgili tasarlanmamış bilgilerin dolaşımını sağlar. Etkin olmayan toplantıların nedenlerinden birisi de, uygun olmayan çevredir. Bir toplantının verimliliğini etkileyen en önemli ögelerden biri fiziksel çevredir. Bazı oturma düzenleri ve masa biçimleri özgür ve açık katılıma olanak verirken, bazıları bu durumu engellemektedir. Herkese söz hakkı verilmesi tam tersine toplantının etkili geçmesine neden olabilecek bir özelliktir.

Örtük program, toplantının amaçları dışındaki öğrenme sürecini ifade etmektedir. Örneğin, katılımcılar toplantı amaçları dışında ekip olma deneyimini yaşar, farklılıklara saygı gösterir ve örgütte çalışan kimseleri yerine getirdikleri fonksiyonları dışında da tanımaya başlar.

Toplantı amacı belirlenirken uyulması gereken ilkeler şu şekilde ifade edilebilir;
-Toplantı amacı açık, seçik ve herkes tarafından anlaşılır olmalıdır
-Toplantı amacı gerçekçi olmalıdır
-Toplantı amacı yazılı bir şekilde oluşturulmalıdır
-Toplantı amacı tüm katılımcılara duyurulmalıdır

Toplantıların değerlendirilmesinde aşağıdaki uygulamalar katkı sağlayacaktır:
-Katılımcıların her birinden toplantıyla ilgili duygu ve düşüncelerini özetleyen bir konuşma yapmalarını ya da büyük boyuttaki bir kağıda her birinin düşüncelerini yazmalarını istemek.
-Her katılımcıdan toplantının en güçlü ve en zayıf geçen anlarıyla ilgili örnekler vermelerini istemek.
-Bir değerlendirme anketi hazırlayarak toplantı sonunda katılımcılara dağıtmak.
-Katılımcılara toplantıda en çok akıllarında kalan bilgilerin neler olduğunu sormak.
-Toplantının başında katılımcılardan toplantıyla ilgili umut ve korkularını küçük kağıtlara yazmalarını istemek ve bu kağıtları duvara asarak toplantı sonunda bir karşılaştırma yapmalarını sağlamak. Sonrasında hangi beklentilerinin gerçekleştiğini ve hangi kaygılarının çözüldüğünü sormak.
-Toplantı başında katılımcılardan elde edilen beklentilerin bir listesini yapmak ve toplantı sonunda toplantının amaçları ve sürecini bu beklentiler açısından sorgulamalarını sağlamak.
Ne var ki soy ağacını inceleyip değerlendirme yapmak toplantıları değil kişiler hakkında ön yargılar doğurabilecek zararlı sonuçlar ortaya çıkarabilir

Toplantı yönetimi için konsensüs oluşturmaya dayalı en ideal rolün kolaylaştırıcılık olduğu düşünülmektedir.

Şirketlerin toplantı organizasyonları şirket içerisinde sadece etkinliklerin organizasyonundan sorumlu etkinlik yönetimi departmanları ya da işletme içerisindeki çe­şitli departmanlar tarafından düzenlenebilmektedir. Genelde etkinlik yönetim departmanları dı­şında işletmelerde toplantıların organizasyonundan sorumlu departmanların yönetim, satı­ş ve pazarlama, halkla ilişkiler ve iletişim, insan kaynakları ve eğitim departmanları olduğu görülmektedir. Ancak günümüzde çoğu işletme toplantılarını PKO’lardan hizmet satın alarak gerçekleştirmektedir.

Rollerin belirsizliği kimin neden sorumlu olduğunun bilinmemesidir. Konforizm, belirli kişilerin sürekli aynı rollerde olmasıdır. Sosyal kaytarma ekibin gereğinden fazla büyük oluşu ve üyelerin katkılarının azalışıdır. Hazıra konma bir üyenin grubun kalabalığından yararlanarak, başkalarının fikirlerini kendininmiş gibi yansıtmasıdır.

RSS feeds – Diğer sayfaları beslemek için sürekli değişen çevrimiçi içeriği yayınlayan ortamdır.

Toplantılarda en önemli unsur güven ortamının sağlanmasıdır. Bu nedenle, hem bireyleri hem de ekipleri tanıyıp, ödüllendirmek gerekir. Toplantılarda tüm ekibin katılımını sağlamak ve her bir bireyin özgüvenini arttırmak gerekmektedir. İletişimin özgür ve şeaf biçimde gerçekleşmesi, yapıcı ilişkilerin desteklenmesi ve misyona odaklanılması bu kapsamdadır. Kişilerin belirli bir konuya ilişkin farklı algı, tutum ve yaklaşımlara sahip olmaları toplantıların gidişatı açısından kimi zaman engel oluşturmaktadır. Bu nedenle, toplantıyı yöneten kimselerin sunduğu ana akım görüşlere itaat beklenebilir. Oysa bu durum, yeni fikirlerin ortaya çıkmasını, kişilerin toplantıya etkin katılımlarının sağlanmasını ve örgütsel çok sesliliği engellemektedir. Toplantılarda yaşanan sorunlardan biri de toplantı gündeminden uzaklaşmaktır. Toplantılarda gündemin kolayca anlaşılması, odaklanılması ve görüş alışverişinde bulunulması için diyalog temelli bir ortam yaratılması önerilmektedir.

Fiziksel olarak aynı ortamda bulunmayan, arada mesafe olması nedeniyle yapılan konferansların genel ismi Sanal Toplantıdır.

Teşvik seyahati toplantıları: İş toplantıları ile tatilin birleştirildiği; müşteriler, satış elemanları, aracılar ve personele dönük yapılabilen toplantılardır.

Liderler, bir toplantıda planlama, örgütleme, yöneltme ve denetleme başta olmak üzere yönetim fonksiyonlarının tümünü yerine getiren kişidir.

Toplantıların başarısı gerçekleştiği çevre ve katılımcı grubunun özelliklerine bağlıdır. Toplantıya kayıtsız olmak, duyguları gizlemek, kendi özel amaçlarını izlemek ve baskı altında olmaları etkisiz grubun özellikleriyken yapıcı olmak etkili grubun özelliğidir.

Konferans aramaları olarak da bilinen audio konferanslarda üç ya da daha fazla kişinin telefon ya da internet kanalıyla birbirlerine bağlanarak toplantı yapmalarını ifade eder. Kongre sayı olarak büyük katılımcı ve grupların belirli aralıklarla ve düzenli olarak, daha önceden saptanmış bir konuyu tartışmak üzere bir araya gelmeleridir. Seminer bir araştırma alanında uzmanlaşmış katılımcı ve grupların yine alanda uzman bir kişi rehberliğinde bir araya gelerek kullanıcılara ders, sunum, bilgilendirme ve tartışma yoluyla eğitim vermeleridir. Video konferans, en basit ifadesiyle, iki ya da daha fazla farklı yerdeki insanın aynı video, ses ya da veriler kombinasyonundan eş zamanlı olarak yararlanmasını ve iletişime geçmesini ifade etmektedir. Veri konferansı, katılımcıların uygulama paylaşımlarını sağladıkları sanal toplantı biçimini ifade etmektedir.

Ulaşım hizmetleri, program bileşeni dışındaki bir bileşendir.

Başat karakter: Kendisini konunun uzmanı olarak gören ve kendi görüş ve bakış açısını diğerlerinin yaklaşımlarından üstün gören kimseleri betimlemektedir. Bu kimselere, toplantılara hazırlık aşamalarında herkesi kapsamak üzere oluşturulan kuralları hatırlatmak yerinde olacaktır. Bu tutumunuzu güçlendirmek için örneğin, toplantı odasında her bir katılımcıyla ayrı ayrı ilgilenerek en az üçer dakika konuşmalarını sağlamak etkili olacaktır. Bu kişiler," bu konudaki her şeyi biliyorum" ve "Ne düşündüğümü söylememe izin verin..." gibi cümlelere başvurmaktadır.