Toplantılarda en önemli unsur güven ortamının sağlanmasıdır. Bu nedenle, hem bireyleri hem de ekipleri tanıyıp, ödüllendirmek gerekir. Toplantılarda tüm ekibin katılımını sağlamak ve her bir bireyin özgüvenini arttırmak gerekmektedir. İletişimin özgür ve şeaf biçimde gerçekleşmesi, yapıcı ilişkilerin desteklenmesi ve misyona odaklanılması bu kapsamdadır. Kişilerin belirli bir konuya ilişkin farklı algı, tutum ve yaklaşımlara sahip olmaları toplantıların gidişatı açısından kimi zaman engel oluşturmaktadır. Bu nedenle, toplantıyı yöneten kimselerin sunduğu ana akım görüşlere itaat beklenebilir. Oysa bu durum, yeni fikirlerin ortaya çıkmasını, kişilerin toplantıya etkin katılımlarının sağlanmasını ve örgütsel çok sesliliği engellemektedir. Toplantılarda yaşanan sorunlardan biri de toplantı gündeminden uzaklaşmaktır. Toplantılarda gündemin kolayca anlaşılması, odaklanılması ve görüş alışverişinde bulunulması için diyalog temelli bir ortam yaratılması önerilmektedir.