Diğer tüm etkinliklerde olduğu gibi toplantı etkinliklerinde de başarının temel anahtarı toplantı öncesi planlama aşamasının olması gereken en doğru şekilde gerekli adımların izlenmesidir. Öncelikli olarak amaç ve hedefleri belirlenmemiş, gündemi hazırlanmamış bir toplantının sonuçlarının doğru ve verimli olması beklenemez. Bunun yanı sıra toplantı katılımcılarının ve toplantı süresinin de belirlenmesi oldukça önemlidir. Seçeneklere bakıldığında önce toplantı amaçlarının belirlenmesi, sonra bütçeleme yapılması, daha sonra mekanın belirlenmesi ve en son oturum düzeninin belirlenmesi gerekir.