Piyasa, toplantı sektörünün elemanlarından birisi olmayıp, tamamen farklı bir kavramdır.

Sunumlar, oylamalar, kayıtlar ve paylaşılan uygulamalar web konferans araçlarıdır.

Başarılı bir sanal toplantının planlanmasında yöneticiler ve kolaylaştırıcılar etkin rol almaktadır. Planlama sırasında cevaplardaki sorulara yanıt vermek yararlı görünmektedir. Ne var ki E seçeneğindeki “teknoloji araçları kullanmalı mıyım?” sorusu sanal bir toplantı için yanlış bir sorudur.  Çünkü yapısı gereği sanallık teknolojiyi zorunlu olarak içermektedir. Dolayısıyla “hangi teknoloji araçlar toplantıyı daha etkili hale getirir?” sorusu daha uygundur.

Oval veya daire düzeni, eşit düzeydeki yöneticilerin veya çalışanların katıldıkları toplantılar i­ç­in ­ideal bir oturum düzenidir. Tüm katılımcılar b­irb­irler­iyle göz kontağı kurabilir ve ast üst ­il­işki­s­i masa düzenine bakarak belli olmaz. Yetk­ili­ler­in ve tems­ilc­iler­in katıldığı, tartışmaya ve katılıma açık, en demokratik toplantı oturum düzenidir.

Meclis toplantı sektörü içerisinde yer alan alıcılardan biri değildir.

Toplantı oturum başkanının (kolaylaştırıcının) sorumlulukları arasında toplantı amaçları, toplantı zamanı, mekânın belirlenmesi, katılımcıların davet edilmesi, konuşmacı gibi özel konukların davet edilmesi ve gerekli ise konaklama ve yiyecek-içecek hizmetlerinin planlanması ve koordinasyonunun sağlanması vardır. katılımcıları izlemek, süreyi tutmak ve süre konusunda katılımcılara bilgi vermek ise zaman tutucunun görevleri arasındadır.

Yüz yüze iletişim en sık kullanılan toplantı biçimi olmasına karşın, bazı dezavantajlara da sahiptir. Bunlar:
-Dezavantajlı grupların toplantılarda söz alma hakkı sınırlıdır.
-Bireysel farklılıkların yoğun olduğu gruplarda güven ortamını sağlamak zordur.
-Yüz yüze toplantılarda grup üyelerinin eşit katılımını sağlamakta güçlükler yaşanmaktadır.
-Başta uluslararası örgütler olmak üzere, kimi örgütlerde iş arkadaşlarıyla ve müşterilerle yüz yüze toplantı yapmak neredeyse olanaksızdır. Bunun nedenleri, seyahat masraflarının yüksek ve katılımcıları bir araya getirmenin güç oluşudur.
Toplantı süreleri gereğinden uzundur diyemeyiz

Liderler bir toplantıda planlama, örgütleme, yöneltme ve denetleme başta olmak üzere yönetim fonksiyonlarının tümünü yerine getiren kimselerdir.

Elektronik posta ile yapılan toplantılarda her bir katılımcı her bir katkının kopyasına sahip olmaktadır. Kimi zaman iletiler etkili olmamakla birlikte, aşağıda önerilen noktaları içeren bir yapıda hazırlanması yararlı olacaktır:
-Postaların kısa ve bir konuya odaklanması,
-Gündem maddesinin “konu” bölümünde tanımlanması,
-Her bir postaya kendi isminizle kaydetmeniz, bu şekilde okuyanların kimin söylediğini bilmesini kolaylaştırma,
-Tartışmaya olan katkının metnin hemen başında verilmesi,
-Katkıların kısa cümleler ve paragraflardan oluşması böylece okunabilirliğin kolaylaşması.

Toplantı katılımcıların eğitim, tartışma, bilgi paylaşma, sosyalleşme, örgütlenme ve karar alma temel amaçlarıyla bir araya gelmeleridir. Konferans kongrelere göre daha küçük sayıdaki katılımcıların saptanmış bir konu üzerinde tartışması, danışması ve çözüm üretmesi amacıyla bir araya gelmeleridir. Forum moderatör yönetiminde yapılan, uzman konuşmacıların katıldığı dinleyicilerin sorularına açık tartışma toplantısıdır. Asamble bir organizasyonun üyelerinden seçilen temsilcilerin yasal düzenleme, politika oluşturma, komisyon oluşturma, bütçe ve gelir raporu onaylama amacıyla bir araya gelmeleridir. Kongre ise sayı olarak büyük katılımcı ve grupların belirli aralıklarla ve düzenli olarak, daha önceden saptanmış bir konuyu tartışmak üzere bir araya gelmeleridir. Ayırt edici özelliği devamlılığının olmasıdır.

Koordinatör: Güçlü bir hedef ve yön duygusuna sahip olan bu kişiler, iyi organize olup karar verme çabalarını zenginleştirmektedir. Toplantılardan önce bu kişilerle konuşarak toplantı gündemine uygun bir ilerleyişin süreceğinden emin olunmalıdır. Bunun yanında, tartışmaların niteliğinin düşmesi pahasına gündeme takılıp kalma riskini ortadan kaldırmak için sürekli gözlemde bulunmak yararlı olacaktır. Koordinatörler toplantı amaçlarını hatırlatacak biçimde: "Neden bu konuya nasıl geldiğimize geriye dönüp bakmıyoruz?" gibi sorular sormaktadır.

Sözcüklere dökülebilen, formüllerle, şekillerle veya rakamlarla ifade edilebilen, nesnel –belirli bir kişiye özgü olamayan ve sahibinden bağımsız- bilgiye “açık bilgi” denir.

Toplantı gündemi, bir toplantı rehberi olarak görülmektedir ve toplantı süreci için bir odak noktası sağlamaktadır. Toplantı gündemi, bir önceki aşamada belirlenen amaçlar doğrultusunda şekillenir. Gündemler öncelikle katılımcılar ve toplantıyı organize edenler için toplantının arzu edilen sonuçlarına odaklanılmasını sağlar. Bu bakımdan etkili ve etkin bir toplantı için temel araçlardan biridir. Toplantı gündemi aynı zamanda, toplantı katılımcılarına toplantının konusu hakkında bilgi vermekte ve katılımcıların toplantı için hazırlık yapmalarına imka^n tanımaktadır

Dar anlamda yönetim fonksiyonları; planlama, örgütleme, yöneltme (liderlik) ve denetlemedir. Geniş anlamda ise bu dört fonksiyona, koordinasyon (eşgüdümleme) ve iletişim katılmaktadır.

Sanal toplantılarda katılımcıların motivasyonunu arttırmak için yapılması gerekenler:
1.Paylaşılan amaçları göz önünde tutmak,
2.Süreci görülür kılmak. O¨rneğin elektronik sayaca başvurmak.
3.Başarıları kutlamak- ödüller ve kutlamalar yapmak,
4.Gözle görülmeyen performansları kamusal ve özel alanda fark etmek,
5.Takdirlerinizi belirtmek, meseleleri yüzeye çıkartmak ve olası gerginlikleri dindirmek için ekip üyeleriyle sıklıkla iletişime geçmek,
6.Ekip üyeleriyle ayda en az bir kez birebir görüşme olanağı yaratmak sayılabilir.

Toplantı amacının yalnızca yöneticilere duyurulması, amaç belirlenirken uyulması gereken kurallardan birisi değildir.

Kuruluş amacı, katılımcı sayısı, etkinlik süresi, etkinlik zamanı, katılım şekli ve bütçe "şirketler" ve "dernekler" arasında yer alan temel farklılıklardandır.

Başarılı bir sanal toplantının aşamaları :
-Hazırlık
-Teknoloji
-Katılımcıların rolleri
-Toplantıyı kolaylaştırmak
-Takip’den oluşmaktadır.

Diğer tüm etkinliklerde olduğu gibi toplantı etkinliklerinde de başarının temel anahtarı toplantı öncesi planlama aşamasının olması gereken en doğru şekilde gerekli adımların izlenmesidir. Öncelikli olarak amaç ve hedefleri belirlenmemiş, gündemi hazırlanmamış bir toplantının sonuçlarının doğru ve verimli olması beklenemez. Bunun yanı sıra toplantı katılımcılarının ve toplantı süresinin de belirlenmesi oldukça önemlidir. Seçeneklere bakıldığında önce toplantı amaçlarının belirlenmesi, sonra bütçeleme yapılması, daha sonra mekanın belirlenmesi ve en son oturum düzeninin belirlenmesi gerekir.

Toplantı tutanakları, toplantılarda alınan kararların kaydı ve toplantı sonrası takip için alınacak eylemleri içermektedir. Tutanaklar, görevlere atana kimselerin görevleri yerine getirip getirmediğinin ölçülmesi ve takibi için somut dayanaklardır. Bu anlamda, tasarlanan sorumluluklar ile yerine getirilenler arasında bir hatırlatıcı olarak hizmet eder.