Toplantı gündemi, bir toplantı rehberi olarak görülmektedir ve toplantı süreci için bir odak noktası sağlamaktadır. Toplantı gündemi, bir önceki aşamada belirlenen amaçlar doğrultusunda şekillenir. Gündemler öncelikle katılımcılar ve toplantıyı organize edenler için toplantının arzu edilen sonuçlarına odaklanılmasını sağlar. Bu bakımdan etkili ve etkin bir toplantı için temel araçlardan biridir. Toplantı gündemi aynı zamanda, toplantı katılımcılarına toplantının konusu hakkında bilgi vermekte ve katılımcıların toplantı için hazırlık yapmalarına imka^n tanımaktadır