Toplantı tutanakları, toplantılarda alınan kararların kaydı ve toplantı sonrası takip için alınacak eylemleri içermektedir. Tutanaklar, görevlere atana kimselerin görevleri yerine getirip getirmediğinin ölçülmesi ve takibi için somut dayanaklardır. Bu anlamda, tasarlanan sorumluluklar ile yerine getirilenler arasında bir hatırlatıcı olarak hizmet eder.