Başarılı bir sanal toplantının planlanmasında yöneticiler ve kolaylaştırıcılar etkin rol almaktadır. Planlama sırasında cevaplardaki sorulara yanıt vermek yararlı görünmektedir. Ne var ki E seçeneğindeki “teknoloji araçları kullanmalı mıyım?” sorusu sanal bir toplantı için yanlış bir sorudur.  Çünkü yapısı gereği sanallık teknolojiyi zorunlu olarak içermektedir. Dolayısıyla “hangi teknoloji araçlar toplantıyı daha etkili hale getirir?” sorusu daha uygundur.