Toplantı oturum başkanının (kolaylaştırıcının) sorumlulukları arasında toplantı amaçları, toplantı zamanı, mekânın belirlenmesi, katılımcıların davet edilmesi, konuşmacı gibi özel konukların davet edilmesi ve gerekli ise konaklama ve yiyecek-içecek hizmetlerinin planlanması ve koordinasyonunun sağlanması vardır. katılımcıları izlemek, süreyi tutmak ve süre konusunda katılımcılara bilgi vermek ise zaman tutucunun görevleri arasındadır.