Elektronik posta ile yapılan toplantılarda her bir katılımcı her bir katkının kopyasına sahip olmaktadır. Kimi zaman iletiler etkili olmamakla birlikte, aşağıda önerilen noktaları içeren bir yapıda hazırlanması yararlı olacaktır:
-Postaların kısa ve bir konuya odaklanması,
-Gündem maddesinin “konu” bölümünde tanımlanması,
-Her bir postaya kendi isminizle kaydetmeniz, bu şekilde okuyanların kimin söylediğini bilmesini kolaylaştırma,
-Tartışmaya olan katkının metnin hemen başında verilmesi,
-Katkıların kısa cümleler ve paragraflardan oluşması böylece okunabilirliğin kolaylaşması.