Toplantı ihtiyacının belirmesi aşağıdaki noktalardan anlaşılmaktadır. Örgütlerde toplantılar amaçlarına göre birbirinden ayırt edilebilir özellikler göstermektedir. Bilgilendirme toplantılarının amacı, olaylar, veriler, kararlar ya da politikalar hakkında bilgilerin paylaşılmasıdır. Problem çözme toplantılarında özellikle günlük iş yaşantısında meydana gelen problemlerin çözümüdür. Eğitim toplantıları bir örgütün üyelerini bilgilerini zenginleştirme, becerilerini arttırma, ya da tutum değiştirme yoluyla eğitme amacı taşımaktadır. Kutlama toplantıların amacı birlikte zaman geçirme ve eğlenmedir. Planlama toplantılarının amacı, bir örgütün kısa, orta ve uzun vadeli amaç ve hedeflerinin kararlaştırılmasıdır.