Turu yöneten kişi bazen beklenmeyen harcamalar yapmak zorunda kalabileceği için, kendisine bir miktar avans verilir. Bu dosyada, faturasız harcamalar için gider makbuzları, ödeme bonoları (voucherler) ve tur lideri tarafından doldurulacak
günlük harcama çizelgeleri vardır. Temelinde, tur yöneticisinin kullanımına tahsis edilen miktar ile bununla yapılacak peşin ödemeleri gösteren bir listeden oluşan dosyaya 'avans harcama dosyası' adı verilir.