EBYS sistemi kuran tüm kurumlarda bir Coğrafi Arşiv Sisteminin (CAS) oluşturulması gerekmektedir. Oluşturulacak CAS ile hem fiziki coğrafi doküman arşivi ortadan kalkacak hem sayısal coğrafi dokümanlara geniş sorgulama yetenekleri ile hızlı erişim sağlanabilecek hem de yazışmalarda adı geçen coğrafi dokümanlar arşiv ile ilişkilendirilebilecektir.