İyi bir dosyalama sisteminde bulunması gereken özellikler; basitlik, ussallık, kullanışlılık, ekonomiklik, transfer kolaylığı ve tutarlılık olarak özetlenebilir. Bu özellikleri bir akrostiş ile gösterip daha kolay akılda tutabiliriz. (BUKETT) İyi bir dosyalama sistemi, bu sistemi kullanan herkes tarafından kolay anlaşılır ve kullanılır olmalıdır. Akla, mantığa uymalı ve iyi tanımlanmış bir amaca hizmet etmelidir. Gerek belgelerin dosyalara konulması, gerekse dosyalara konulan belgelere erişilmesi açısından kişileri çelişkiye düşürmeyen, zaman kaybettirmeyen ve hızlı karar verdiren bir düzende tasarlanmalıdır. Konu başlıkları anlaşılır, eksiksiz olarak tanımlanmalı, belgelerin birden çok dosyaya konulması engellenmelidir. İyi bir dosyalama sistemi ile her türlü saklanmış kayda çabucak ulaşmak; ister kâğıt, ister film, isterse manyetik bant olsun, mümkündür. Arşivleme dosyalama sürecinin son aşamasıdır.