İyi bir dosyalama sisteminde bulunması gereken özellikler; basitlik, ussallık, kullanışlılık, ekonomiklik, transfer kolaylığı ve tutarlılık olarak özetlenebilir. Bu özellikleri bir akrostiş ile gösterip daha kolay akılda tutabiliriz. (BUKETT) İyi bir dosyalama sistemi, bu sistemi kullanan herkes tarafından kolay anlaşılır ve kullanılır olmalıdır. Akla, mantığa uymalı ve iyi tanımlanmış bir amaca hizmet etmelidir. Gerek belgelerin dosyalara konulması, gerekse dosyalara konulan belgelere erişilmesi açısından kişileri çelişkiye düşürmeyen, zaman kaybettirmeyen ve hızlı karar verdiren bir düzende tasarlanmalıdır. Konu başlıkları anlaşılır, eksiksiz olarak tanımlanmalı, belgelerin birden çok dosyaya konulması engellenmelidir. İyi bir dosyalama sistemi ile her türlü saklanmış kayda çabucak ulaşmak; ister kâğıt, ister film, isterse manyetik bant olsun, mümkündür. Arşivleme dosyalama sürecinin son aşamasıdır.

Raportör Sekreter

Raportör sekreter, yönetim kurulu bulunan büyük işletmelerde yönetim kurulu başkanının sekreterliğini yapar. Raportör sekreterin diğer bir adı da yönetim kurulu sekreteridir. Raportör sekreter yönetim konusunda yeterli bilgiye sahip olmalı, protokol kurallarını ve sekreterin toplantılardaki görevlerini bilmelidir. Toplantılara rapor yazıcı olarak katıldıklarından yazışma kurallarını iyi bilmeli ve Türk diline hâkim olmalıdırlar. Örgütün en gizli belgeleri onlar tarafından hazırlanır ve dosyalanır. Yönetim kurulu sekreteri; başkanın konuşma, basına açıklama metinlerini yazabilmelidir. Yönetim kurulu sekreterleri, toplantı salonunu ve gündemi hazırlanma; toplantı malzemeleri ve oturma şekli gibi toplantının verimliliğine katkı sağlayan faktörlerin yanında, protokol kuralları konusunda bilgi ve beceri sahibi olması gerekir. Doğru cevap D'dir.

Yönetici seyahatteyken, yönetici asistanı önemli sorumluluklarından biri de, yönetici varmış gibi verimli ve plan dahilinde çalışmaktır. İşleri normal seyrinde yürütmektir. Ziyaretçilerin kabulü, telefonların cevaplanması, dosyaların ve raporların düzenlenmesi, mektupların cevaplanması gibi işler aksatılmadan yürütülmelidir. Yönetici genellikle yönetici asistanının sorumluluğunu ve büro kurallarına göre yokluğunda hangi konularda kime danışması gerektiğini belirtecektir. Bazı konularda profesyonelce ve dikkatli bir bicimde karar verme yetkisi ise ona bırakılacaktır. Yönetici asistanı kendi inisiyatifi ile ya da yöneticisinin belirttiği kişiye danışarak hallettiği işleri, döndüğünde yöneticisine aktarmalıdır. Telefon mesajları dahil, önemli belgeler düzenli bir şekilde hazırlanarak, yöneticisine sunulmalıdır. Yöneticilerin seyahatleri süresince, yönetici asistanlarını sık sık aramaları genel bir uygulamadır. Aramaların amacı, özel direktifler vermek ve işlerin nasıl yürüdüğü hakkında bilgi almaktır. Ayrıca, yönetici varken işleri aksatacak, büroların bakımı, onarımı gibi işler bu zaman aralığında yaptırılabilir.

Mesleklerin çoğunda olduğu gibi sekreterlik mesleğinde uzmanlaşmanın önemi artmış ve sekreterler de çalıştıkları iş kollarında uzmanlaşmaya başlamışlardır. Bunun sonucu olarak da aşağıdaki sınıflamalar doğmuştur.

Hukuk Sekreterliği, Turizm Sekreterliği, Tıp Sekreterliği, Okul Sekreteri, Üyelik Sekreteri, Basın Sekreterliği Muhasebe ve Finans Sekreterliği, Raportör Sekreter, Uluslararası Organizasyon Sekreteri, Emlak (Gayrimenkul) Sekreteri, Teknik Sekreter, Üst Düzey Yönetici Sekreteri, Film Sekreteri, İşletme Sekreteri.

Mesleğini yapan kişinin bireysel amaçları, o kişinin bireysel gereksinimlerinden kaynaklanmaktadır. Kişilerin bireysel amaçları dört başlık altında toplanabilir: Biyolojik ihtiyaçları gidermek, para kazanmak, itibar kazanmak ve üretmek. 

Bu etkinliklerin tümü takım çalışması yolu ile yapılır. Tek başına futbol oynanmaz, tek başına orkestra eseri sergilenmez, tek başına bal üretilmez.

Bir takım oluşturma sürecinin tanışma, çatışma, alışma, çalışma ve dağılma olmak üzere beş aşaması bulunmaktadır. Doğru cevap C'dir.

İşleri aynen sürdürmesi gerekir.

F klavyede üzerinde çizgi kabartma olan harfler A-K dır.

Sekreterlik, "bir kuruluşta iletişim, belgeleme ve düzenleme görevlerini içeren bir meslek alanı" olarak tanımlanabilir.

İş hayatının yukarıda sıralanan çeşitli kesimlerinde her türlü iletişimi sağlayan, randevuları ayarlayan,
dosyalama ve arşivlemeyi gerçekleştiren, ekonomi ve işletme bilgisi olan sekreterler, işletme sekreterliği
grubuna girmektedir.

Çapraz fonksiyonlu takımlarda; farklı departmanlarda çalışan insanların bir araya getirilmeleri ve karar alma ve uygulama sürecinin bir parçası kılınmaları söz konusudur. Örgütler çalışanların sinerjik etkilerinden yararlanabilmek ve belirli projeleri yerine getirebilmek için işletmelerin farklı departmanlarında çalışan bireyleri bir araya getirerek çapraz fonksiyonlu takımlar oluşturmaktadırlar. Doğru cevap B'dir.

Zor insanlarla ilgilenirken yapmamanız gerekenler ise şöyle sıralanabilir:

• Olayı kişiselleştirip, kendi üstüne almak,
• Yaşananlarda kendi payınız ile yüzleşmekten kaçınmak,
• Çözüm için çaba harcamaktan kaçınmak ve hep ertelemek,
• Duyguların davranışları yönlendirmesine izin vermek,
• Sürekli yakınmak,
• Hep alttan almak, sürekli taviz vermek,
• Karşıdakini değiştirmeye çalışmak.

Yönetici sekreterler, genellikle yöneticilerinin yokluğunda, belirli konu ve durumlarda onun yerini doldurma gibi yetkilere sahip olan konumda görev yaparlar. Yani yönetici sekreter, gerektiğinde yöneticisi adına belli konularda kararlar alabilen ve bu kararları, yöneticisi adına uygulayan kişidir.