Program dışı gelen ziyaretçilerin yönetici ile görüşme talepleri iyi yönetilmezse, yönetici her randevusuz ziyaretçi ile görüştürülürse zaman kaybı olur. Sekreterin bu konuda nasıl davranacağını, yöneticisinin ziyaretçiye ve ziyaret konusuna vereceği önem belirler. Bu nedenle sekreter ilk önce ziyaretçinin adını, ziyaret nedenini öğrenmelidir.