Elindeki gücü kullanabilme kapasitesine bağlı olarak, çevresini etkileyen kişidir. Herhangi bir işi ya da kişileri yönetmede teknik yeterlilik ve uygulamaların dışında, bir de “karizma” gerekmektedir ki, liderliğin en önemli özelliği budur. Lider, kişileri ve grupları ikna ve inandırma yoluyla yönetim yörüngesine alır. Her yönden örnek bir insandır, onları kendisine bağlayıcı davranışlar sergiler ve başlı başına bir motivasyon unsurudur.

Ayrıntıya değil, bütüne odaklanmak yaratıcılık ögeleri değil, problem çözmede yardımcı elemanlardır.

Executive Counterparts adlı kuruluş, yöneticilerin yardımcılarında en fazla şikayet ettikleri beş noktayı tespit etmiş:

• Katılımcı değil
• Organize değil
• İşleri zamanında raporlamıyor
• Öncelikleri belirleyemiyor
• Ayrıntıya boğuyor

Program dışı gelen ziyaretçilerin yönetici ile görüşme talepleri iyi yönetilmezse, yönetici her randevusuz ziyaretçi ile görüştürülürse zaman kaybı olur. Sekreterin bu konuda nasıl davranacağını, yöneticisinin ziyaretçiye ve ziyaret konusuna vereceği önem belirler. Bu nedenle sekreter ilk önce ziyaretçinin adını, ziyaret nedenini öğrenmelidir.

1974

Mesleki örgütler mesleki standartların geliştirilmesinde, meslek etiğinin benimsetilmesinde ve sürekli
eğitime verdikleri destekle mesleklerin gelişmesinde çok önemli rol oynarlar. İlk sekreterler birliği 1942
yılında “Uluslararası Sekreterler Birliği” adıyla Amerika’da kurulmuştur. Bu birlik 1951 yılında
sekreterler için bir sertifika programı açmıştır. Bunun yanı sıra Charles Sawyer’in 1952 yılındaki
bildirisiyle Uluslararası Sekreterler Birliği’nce ‘Profesyonel Sekreterler Haftası’ kutlanmaya başlanmıştır.

Latince secretum sözcüğünden türetilen sekreter sözcüğü; İngilizce’de secret, “gizli, sır” anlamına gelmektedir. Türk Dil Kurumu sözlüğünde sekreterin karşılığı ise; özel veya kamu kuruluşlarında haberleşmeyi sağlayan, yazışma yapabilen görevli, yazman, kâtiptir.

Jargon, fikri, mesleki vb. ortaklık gösteren kişilerin kullandığı ortak ağız olarak tanımlanır.

Hatalardan Ders Alma
Yetenekli tüm insanlar hatalarından ders alır ve problemlerini yeni yöntemler öğrenmek için birer fırsat
olarak görürler. Gerçekte yapılan hataları kabul etmek o kadar kolay olmadığından, her şeyden önce bazı
hataları kabul etmek zorunda kalmamak için hata yapmamaya çalışılmalıdır. Ama mutlaka herkesin
hataları olacaktır. Oscar Wilde’in dediği gibi “Deneyim, herkesin kendi hatasına verdiği addır.” Ancak
istemeden de yapsak bazı hatalarımız olacaktır. Önemli olan hatanın farkına varıp, düzeltmeye çalışmak,
özür dilemek ve bir daha yapmamak için hatadan ders almaktır. Hatalarınızdan bir şeyler öğrendiğiniz
sürece, hata yapmanız önemli bir sorun değildir. Hata yaptığımızda aşağıdakilere benzer cümleler kurarak
bir daha yinelenmeyeceğini vurgulayabiliriz.

• “Tamam, doğru, bunlar gönderilmeden önce tekrar kontrol edilmeliydi. Bir dahaki sefere iki kez
kontrol edilmesine dikkat edeceğim.”
• “Evet, evrak dosyadan verilmeden önce bir kopyası alınmalıydı. Bir dahaki sefere kopya
alınmasına dikkat edeceğim.”
Bu tür cümleler, yönetici asistanı için “bunu ben yapmadım” “bunun için beni suçlamayın” veya
“bunun için Ali Bey’le konuşun. Bu onun işi” gibi cümlelerden daha övgüye değerdir. 

Asistanların seyahat düzenlemelerinde bilmeleri gereken bilgiler arasında;

Seyahat nereye yapılacak, Hangi otelde veya nerede kalınacak, Kimlerle görüşülecek ve Yönetici seyahate ne zaman başlayacak yer almaktadır.

Tanışma
Bu aşamada takım üyelerinin gerçekleştirecekleri hedeflere yönelmeleri gerekir. Takım üyelerinin
tanışması, her üyenin görevini anlaması; görevin istediği yeterliklerin tanınması; her üyenin görevinin
istediği yeterliklerin kendinde olup olmadığını tartması; öğrenmek istediği bilgi ve becerileri belirlemesi;
önderin üyeye yetişme olanağını sağlaması bu aşamada gerçekleştirilir. Tanışma aşamasında, takımın
üyeleri birbirlerini anlamaya, özelliklerini öğrenmeye, nasıl ilişki kuracaklarına ilişkin karar almaya
çalışırlar. Bu aşama aynı anda takım lideriyle üyelerin kaynaşma, birbirlerine dayanma, bağlanma
sınamalarını yapma aşamasıdır.

Yönetici asistanları bu temel işlemleri takip ederek işletmeye ve işletmenin
muhasebesine yardımcı olmalıdır. Bu işlemleri takip etmek son derece kolaydır. Bunlardan bazıları şöyledir:
Kasa Hesabı Takibi
Müşteri (Cari) Hesabı Takibi
Fatura/İrsaliye İşlemleri
Çek/Senetleri Takibi
Banka Hesap Takibi

Sekreterin, yöneticinin genellikle dikkatini veremeyeceği, büronun genel ve idari işlevlerini içeren sorun ve çatışmaların pek çoğunu bağımsız olarak çözümlediği sorumluluk düzeyi 4. kademedir.

Bir grubun takım olabilmesi için aşağıdaki özellikleri daha yüksek düzeyde göstermesi gerekir:

• Takımdaki her üye, takımın etkin, saygın ve vazgeçilmez bir üyesi olduğunun bilincine ulaşmıştır.
• Kararlar ve çözümler, takımın her üyesinin katkısıyla oluşturulur.
• Takım üyeleri, çalışma ortamını uygun koşullara kavuşturmak için elbirliği ederler.
• Takım üyeleri, kendilerini ve öteki üyeleri geliştirmek için çaba harcarlar.

Tuş düzeni, tuşların klavye üzerindeki konumlarını ifade
eder. Bu sınıflandırma yaklaşımında farklı dillere özgü çok sayıda düzen ya da diziliş karşımıza
çıkmaktadır. Bu bağlamda, QWERTY, QWERTZ, AZERTY, DVORAK ve F, dünyada kullanılmakta
olan klavye ya da klavye düzenlerinden yalnızca bazılardır. Başka bir ifade ile yaygın inanışın aksine Q
klavye uluslararası bir standart değildir.Standart Türk Klavyesi olarak da isimlendirilen F klavye, ismini klavyenin üst sırasının en solunda
bulunan ilk harften almaktadır. Türkçe’ye özgü ve bilimsel yöntemleri temel alan standart bir klavye
geliştirilmesi ihtiyacı hisseden İhsan Sıtkı Yener, bu konuda 1946 yılında itibaren stenografi ve
daktilografi öğretmeni sıfatı ile yürüttüğü çalışmalarının meyvesini 1955 yılında almayı başarmıştır.
Yöneticiliğini yaptığı, çok sayıda yabancı uzmanın da yer aldığı bir komisyonca oluşturulan “On parmak
yöntemi ile Türkçe için ideal klavye”, 20 Ekim 1955 tarihinde Bakanlıklararası Standardizasyon Komitesi
tarafından Standart Türk Klavyesi olarak kabul edilmiştir.

İnisiyatif almadan görev yapabilen

Bir mesleği yapan kişinin, o mesleğin amaçlarını yerine getirebilmek için belli bilgi, beceri ve davranış niteliklerine sahip olması gerekir. Bu üç öğeyi topluca yeterlik olarak da tanımlamak mümkündür.