Yönetim toplumsal bir süreç olduğu için yöneticilerin her zaman iş ile ilgili ya da özel ziyaret ve ziyaretçileri olacaktır. Ziyaretçilerin çoğu yöneticiyi görmek ister. Her 100 yöneticiden 80'i şirkete gelen ziyaretçilerin elenmesini istemekte, çeşitli isteklerle yüklü olarak gelen her ziyaretçinin hemen içeri alınmaması konusunda  yönetici asistanını uyarmaktadır. Bazı ziyaretçilerin soru ve sorunlarını sekreter kendisi çözebilir, bazı ziyaretçilerin soru ve sorunları için onları bir başka yetkiliye yönlendirmek uygun olabilir. Bazı ziyaretçinin ise mutlaka yöneticiyi görmeleri gerekir. Sekreter ziyaretçi ile yüz yüze geldiğinde, günün saatine göre uygun şekilde selamlamalı, selamlaşma protokolüne uygun davranmalıdır. Ziyaretçi geldiğinde hangi ruh halinde olursa olsun yönetici asistanı her ziyaretçiye yardımcı olmaya hazır olmalıdır. Program dışı gelen ziyaretçilerin yönetici ile görüşme talepleri iyi yönetilmezse, yönetici her randevusuz ziyaretçi ile görüştürülür ise zaman kaybı olur. Sekreterin bu konuda nasıl davranacağını, yöneticinin ziyaretçiye ve ziyaret konusuna vereceği önem belirler. Bu nedenle sekreterler ilk önce ziyaretçinin adını, ziyaret nedenini öğrenmelidir. Bazı ziyaretçiler ziyaret nedenini açıklamakta tereddüt edebilirler. Sekreter nazik bir şekilde bunu bilirse kendilerine daha fazla yardım edebileceği, ikna edici bir kabiliyetle bilgi almaya çalışmalıdır. Sekreter yöneticinin ziyaretçiyi ve/veya ziyaretinin konusunu önemli bulacağını düşünüyorsa, yönetici ile görüştürmelidir. Bu durumda önce yöneticiye ziyaretçi ve görüşmek istediği konu hakkında bilgi verip, onayı alır, sonra ziyaretçiyi yöneticinin bürosuna yönlendirir. Ziyaretçi yöneticinin odasına alınırken de, görüşmenizi sağlayacağım fakat mümkünse 15 dakikayı aşmamanızı rica ediyorum. Çünkü saat 14:30'da başka bir randevumuz var gibi bir zaman sınırı da koymalıdır. Bu diğer randevuların aksamaması için önemlidir. Sekreter, arkadaş ve aile bireylerine karşı yöneticilerin tutumunu bilirse, bu kişilerin program dışı ziyaretleri sırasında doğru tutumu sergileyebilir. Bu gözlem yolu ile veya doğrudan yöneticiye sorularak öğrenilebilir. Bir başka deyişle sekreter ziyaretçiler konusunda yöneticinin emir ve istekleri doğrultusunda hareket etmeli, ziyaretçilerin sorununu tam olarak kavrayarak onlara yardımcı olmak üzere kendi sorumluluklarını yerine getirmelidir.